Работа с простыми электронными подписями

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с простыми электронными подписями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Какие виды электронных документов есть и где они применяются

В перечень самых распространённых документов, которые участвуют в работе с ЭДО организаций и ИП, входят:

1. Договоры, соглашения, контракты

Стороны могут заключить письменный договор путём обмена электронными документами. Об этом говорится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ. Есть обязательное условие — документ должен быть оформлен таким образом, чтобы можно было достоверно определить его принадлежность к стороне сделки. Для этого договор, заключённый таким образом, подписывают с помощью электронной подписи.

Такой же способ применяется при обмене допсоглашениями, что позволяет вносить в договор изменения.

2. Первичные учётные документы

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Если документ — электронный, то он должен быть подписан с помощью ЭП. Однако возможны исключения, когда «первичка» представляется исключительно в бумажном виде. Обычно это предусмотрено законом либо прописано в договоре.

Обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в электронном виде осуществляется через оператора ЭДО.

Фактически документооборот через спецоператора обеспечивает выполнение требований к «первичке», поскольку обязательные форматы счетов-фактур ФНС устанавливает для документов в электронном виде.

3. Отчётность

Налоговые и бухгалтерские отчётные документы можно сдавать в электронном виде. При этом они должны быть подписаны с помощью квалифицированной ЭП. Это обязательное условие для сдачи отчётности в электронном формате. Для передачи электронной отчётности используют сервисы операторов ЭДО или официальный сайт налоговой службы.

4. Процессуальные документы

Документы, предназначенные для подачи в суд, можно также подавать в электронной форме. Для этого используются специальные сервисы: «Мой арбитр» — для арбитражного суда, сервис на портале ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции.

Если документ передаётся в виде электронного образа (то есть, представляет собой файл с отсканированным бумажным документом), для его заверения можно использовать простую ЭП. Электронный же документ допускается подписывать только с помощью квалифицированной ЭП.

5. Обращения в государственные органы

Многие госорганы поддерживают обмен электронными документами через интернет. Как правило, передать электронный документ пользователи могут через личный кабинет на официальном сайте ведомства.

Где используется электронная подпись?

Простая электронная подпись формируется с использование кодов, паролей. Чаще всего используется для авторизации на интернет-сайтах и порталах, в мобильных приложениях. Она также подтверждает, что документ или сообщение отправлено конкретным пользователем.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это аналог собственноручной подписи на бумажном документе. УНЭП можно применять для любых типов документов, за исключением тех, которые оформляются только на бумажном носителе или с использованием УКЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это аналог собственноручной подписи на бумажном носителе. В силу Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» используется в любых юридически значимых электронных действиях и сделках, за исключением случаев, когда документы должны быть подписаны только на бумаге. Для создания УКЭП требуется ключ электронной подписи (закрытый ключ, как называют его пользователи), а для проверки УКЭП требуется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (открытый ключ), который создаётся аккредитованными удостоверяющими центрами после идентификации его владельца и применяется для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами, в том числе для сдачи обязательной отчётности, тендерной документации и участия в торгах, регистрации электронных сделок с недвижимостью.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

• отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
• будет встроенной или сгенерированной отдельно;
• название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Как придать юридическую значимость применению ПЭП в компании?

Обязательное условие для внедрения ПЭП – подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, который требует серьезного рассмотрения.

Для наилучшей проработки вопроса в группу по разработке нормативного документа, определяющего применение ПЭП в компании, стоит включить:

• работников, отвечающих за информационную безопасность,
• делопроизводителей,
• юристов,
• кадровых работников.

Основные этапы:

1. Необходимо провести анализ и определить информационные системы (ИС), в которых пользователи могут применять ПЭП для электронных документов.
2. Можно проанализировать документы, которые образуются в результате деятельности компании и прописать доступные действия с ними: какие документы и на каких этапах их жизненного цикла в соответствии с локальными нормативными актами можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ПЭП.
3. Возможность использования ПЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть…

При заверении документа электронной цифровой подписью срабатывает определенный алгоритм:

1. Программа-шифратор преобразовывает файл в строку символов — хеш. Разные документы переводятся в разный набор символов, а одинаковые — в одинаковый.
2. После хеширования программа зашифровывает строку с помощью закрытого ключа. Процесс аналогичен тому, как что-то кладется в коробку и запечатывается замком. Это и есть ЭЦП.
3. Документ пересылается получателю, к нему прикладывается зашифрованный хеш и сертификат, где указаны контактные данные отправителя.
4. С помощью сертификата адресат «распечатывает» хеш и может посмотреть документ. Если у него есть ЭЦП, обратное отправление документа происходит также по рассмотренному нами алгоритму.

1. Подайте заявление в удостоверяющий центр. УЦ — аккредитованные Минкомсвязи организации, которые имеют право выдавать электронные подписи. Компания «Сигнал-КОМ» является одной из них. Вы можете связаться с нами, оставив заявку на сайте или позвонив по номеру 8 (495) 259-40-21.
2. Вам отправят список необходимых документов для получения ЭЦП и образцы их заполнения. Также сотрудники УЦ пришлют счет на оплату.
3. • Для физических лиц:
     • Паспорт.
     • СНИЛС.
   • Для юридических лиц и ИП:
     • Паспорт.
     • СНИЛС.
     • Свидетельство ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
     • ИНН .Вы вносите на счет удостоверяющего центра требующуюся сумму и предоставляете копии документов (позже потребуются оригиналы):
4. Удостоверяющий центр проверяет полученные документы и подтверждает оплату. Обычно процедура занимает не более 3 дней. Если КЭП требуется срочно, за дополнительную плату можно сократить процесс до нескольких часов.
5. После проверки документов вас приглашают в офис, куда вы приносите оригиналы всех вышеперечисленных документов и заверенные нотариусом копии.
6. Вы получаете флешку-рутокен, которая содержит ключ, сертификат и программу для создания подписи.

Какие изменения ждут в 2019 году?

Есть ещё один момент, на который организации обязательно нужно обратить внимание, если она затеяла внедрение квалифицированной ЭП, — до 31 декабря 2019 года необходимо перейти на использование схемы создания электронной подписи по стандарту «ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология (ИТ). Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Раньше использовался стандарт ГОСТ 34.10-2001.

Из этого следует, что при внедрении ЭП по новому ГОСТу важно учесть возможности инфраструктуры — есть большая вероятность, что понадобится обновление ОС или СЭД, например, — и выбрать надежного криптопровайдера. Тем, кто уже использует ЭП, возможно предстоит замена криптопровайдера и обновление инфраструктуры.

Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге?

• Трудовая книжка – ведется на бумаге до тех пор, пока работник не решит перейти только на электронную (об этом нужно написать заявление).
• Приказ на увольнение: в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной подписью и дублируется в бумажной форме, которая выдается в день увольнения работнику лично или направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Судебные инстанции, государственная инспекция охраны труда, Роструд на данный момент не признают электронный формат данного документа.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Может существовать только на бумаге.

Что изменилось в 2022 году?

• Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы по адресу прописки или в одном из 24 частных удостоверяющих центров, прошедших в 2021 году переаккредитацию. Теперь электронные подписи будут выдаваться физическому лицу, а не сотруднику организации. Когда физлицо будет подписывать документ организации электронной подписью, оно должно будет подтвердить наличие своих полномочий.
• Если руководитель компании обладает собственной электронно-цифровой подписью, то подпись физического лица должны получить на свое имя все сотрудники фирмы, причастные к процедуре электронного документооборота.
• Подпись, выданная до 31 декабря 2021 года аккредитованным удостоверяющим центром, будет действовать до конца 2022 года. В течение этого периода ее нужно обновить по стандартам 63-ФЗ.

Где получить электронную подпись?

Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:

• стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
• финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
• количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• наименование организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Таблица. Признание электронных документов равнозначными документам на бумаге

Документ подписан
 ЭП 

 Документ на бумажном носителе 

 Подписан собственноручно 

Подписан собственноручно
 и заверен печатью 

Простой ЭП 

Признается равнозначным, 
только если это установлено 
федеральными законами 
и принятыми на их основании 
нормативными правовыми актами 
либо соглашением между 
участниками электронного 
документооборота 

Документ, подписанный 
простой ЭП, 
не признается 
равнозначным документу 
на бумажном носителе, 
который заверен печатью 

Усиленной 
квалифицированной
ЭП 

Признается равнозначным, если 
только это указано 
в федеральном законе или 
принимаемом в соответствии 
с ним нормативном акте либо 
установлено соглашением 
сторон. Нормативные акты 
и соглашения должны 
предусматривать порядок 
проверки неквалифицированной 
ЭП 

Признается равнозначным,
если он подписан любым 
видом усиленной ЭП 
и согласно федеральным 
законам, соответствующим
нормативным правовым 
актам или соглашениям 
между участниками 
приравнен к документу 
на бумажном носителе 
с собственноручной 
подписью. Причем 
федеральные законы, иные
нормативные акты, 
соглашения между 
участниками электронного
взаимодействия могут 
предусматривать 
дополнительные 
требования 
к электронному документу

Усиленной 
квалифицированной
ЭП 

Признается равнозначным. 
Исключение составляют 
федеральные законы и иные 
нормативные акты, 
устанавливающие требование 
о необходимости составления 
документа исключительно 
на бумаге 

Первичные документы с ЭП признаются в налоговом учете. В Письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ ФНС России пояснила следующее. В целях применения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса составленные согласно требованиям законодательства первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Ведомство отметило, что документ, оформленный в электронном виде по установленным форматам и подписанный ЭЦП или квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы в случаях, если федеральными законами, принятыми согласно им нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа исключительно на бумажном носителе (Письма Минфина России от 10.10.2011 N 03-03-06/1/645, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521 и от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409).

Правовое регулирование ЭП

Средства электронной подписи в России еще не столь распространены, как в Европе или США, а информации на бумажном носителе чаще доверяют больше. Однако с внедрением электронного документооборота ЭП стала применяться все чаще, а ее роль и возможности фиксируются в правовых и нормативных документах.

Принципы и схемы применения электронной подписи на территории РФ осуществляются на основе закона 1-Ф3 от 10.01.2002 г., а еще до вступления закона в силу термин ЭЦП содержался во многих правовых актах. Цель законопроекта — облегчение ведения электронного документооборота и создание хороших условий для развития ИТ между гражданами и муниципальными и государственными органами. Также закон обеспечивает правовые условия использования ЭЦП и приравнивает ее к оригинальной подписи на бумажном носителе.

Похожие записи:

• Замена резины в России на зимнюю — когда менять по закону 2023
• Оборачиваемость дебиторской задолженности (Receivable turnover)
• ​Пособие малоимущим семьям в 2023 году