Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подсчет среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
Подача сведений в статистические органы
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Посчитаем совместителей для среднесписочной
Резюмируя все выше сказанное, приходим к заключению, что ставка любого совместителя в классический расчет ССЧ для налоговой и статистики просто не включается.
Пример
В связи с расширением деятельности фирма расширяет бухгалтерию и вводит в штатное расписание должность «Бухгалтер ТМЦ» с 01.01.2019. В январе работу по должности продолжали выполнять 2 внешних совместителя, каждый по 0,5 ставки.
С 15.02.2019 один из внешних совместителей уволился, и его обязанности доверили штатному бухгалтеру, оформив внутреннее совмещение на 0,5 ставки. С 01.03.2019 расстались и со вторым внешним совместителем. Вместо него на оставшийся объем работ оформили внутреннее совмещение второму штатному сотруднику.
Какое количество работающих в должности «Бухгалтер ТМЦ» включить в среднесписочную бухгалтерии в январе, феврале и марте? Допустим, что штатных сотрудников в подразделении было в январе 6, в феврале 8, в марте 8.
|
Месяц / Показатель |
январь |
февраль |
март |
| Работники по трудовым договорам на основное место работы |
6 |
8 |
8 |
| Внешние совместители | Не учитываются | Не учитываются | Не учитываются |
| Внутренние совместители | Учитываются как 1 в основном составе | Учитываются как 1 в основном составе | Учитываются как 1 в основном составе |
| Итого ССЧ | 6 | 8 | 8 |
Среднесписочная численность
Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность — это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
- работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
Справка. Рассчитать списочную и среднесписочную численности помогут следующие документы:
- Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
- Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
- Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
- Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
- Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
- Личная карточка работника (форма N Т-2),
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
- Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).
Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.
Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.
Пример 1. В ООО «Кадры плюс» по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября — 25 человек.
С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.
5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.
С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.
18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.
24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.
Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.
Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря — за 7 декабря и так далее.
Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:
- Иванов — с 1 по 31 декабря,
- Петрова — с 1 по 31 декабря,
- Сидоров — с 10 по 31 декабря,
- Алексеева — с 18 по 31 декабря,
- Бортякова — с 19 по 31 декабря,
- Викулов — с 20 по 31 декабря,
- Горбачев — с 1 по 24 декабря.
В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.
Для наглядности составим таблицу, в которой определен списочный состав работников за декабрь 2007 г.:
Списочная численность работников ООО «Кадры плюс» в декабре 2007 года
| Число месяца | Списочная численность, чел. | Из них не включаются в среднесписочную численность, чел. | Включаются в среднесписочную численность, чел. (гр. 2 — гр. 3) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 декабря (выходной день) | 25 | 0 | 25 |
| 2 декабря (выходной день) | 25 | 0 | 25 |
| 3 декабря | 25 | 0 | 25 |
| 4 декабря | 25 | 0 | 25 |
| 5 декабря | 25 | 1 | 24 |
| 6 декабря | 25 | 1 | 24 |
| 7 декабря | 25 | 1 | 24 |
| 8 декабря (выходной день) | 25 | 1 | 24 |
| 9 декабря (выходной день) | 25 | 1 | 24 |
| 10 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 11 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 12 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 13 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 14 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 15 декабря (выходной день) | 26 | 1 | 25 |
| 16 декабря (выходной день) | 26 | 1 | 25 |
| 17 декабря | 26 | 1 | 25 |
| 18 декабря | 27 | 1 | 26 |
| 19 декабря | 28 | 1 | 27 |
| 20 декабря | 29 | 1 | 28 |
| 21 декабря | 29 | 1 | 28 |
| 22 декабря (выходной день) | 29 | 1 | 28 |
| 23 декабря (выходной день) | 29 | 1 | 28 |
| 24 декабря | 29 | 1 | 28 |
| 25 декабря | 28 | 1 | 27 |
| 26 сентября | 28 | 1 | 27 |
| 27 декабря | 28 | 1 | 27 |
| 28 декабря | 28 | 1 | 27 |
| 29 декабря | 28 | 1 | 27 |
| 30 декабря (выходной день) | 28 | 1 | 27 |
| 31 декабря (выходной день) | 28 | 1 | 27 |
| Итого | 802 |
КАК РАССЧИТАТЬ СРЕДНЮЮ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ?
Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам .
Среднюю численность за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц этого периода. Например, средняя численность в январе – августе – 23 человека, а в сентябре – декабре – 27. Тогда средняя численность за год – 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых – 24 чел.
Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц к среднесписочной численности работников, прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД п. 77 Указаний .
Как рассчитать среднюю численность внешних совместителей
Средняя численность внешних совместителей, которая должна отражаться в графе 3 формы, подсчитывается так же, как и средняя численность нанятых лиц, которые трудятся нецелый рабочий день. Внешние совместители учитываются пропорционально времени, которое они отработали.
Расчет производится так:
- подсчитывается сумма человеко-дней: общее значение проработанных человеко-часов в отчётном месяце делится на продолжительность трудового дня;
- затем нужно рассчитать среднюю численность совместителей за месяц, за который сдаётся отчёт, в пересчете на полную занятость. Показатель проработанных человеко-дней нужно поделить на сумму рабочих дней в отчетном месяце. За дни неявок, отпуска, болезни (которые выпали на рабочие дни) в значение отработанных человеко-часов включаются часы по предыдущему трудовому дню.
Кого нужно включить в списочный состав?
В списочном составе отражаются все работники. Нужно учесть не только фактически работающих, но и тех, кто отсутствует, неважно по каким причинам.
В списочный состав работников предприятия должны включаться работники:
- явившиеся на работу и те, кто не работал в связи с простоем;
- не пришедшие на работу по болезни;
- трудящиеся неполный рабочий день;
- работающие на дому (надомники);
- работающие на испытательном сроке;
- повышающие квалификацию с отрывом от работы при сохранении за ними заработной платы;
- уехавшие в служебные командировки;
- находящиеся в отпусках по беременности и родам;
- не пришедшие на работу из-за обязанности выполнения общественных или государственных обязанностей;
- принятые на время отсутствующих работников;
- находящиеся в отпусках (ежегодных, дополнительных, ежегодных дополнительных);
- ушедших по уважительным причинам в отпуск без сохранения зарплаты;
- находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (до того, как ребёнку исполнится 1,5 года);
- находящиеся под следствием, пока суд не вынесет решение;
- совершившие прогулы;
- подвергнутые административному аресту;
- другие работники, указанные в п. 79 Указаний.
В один из сотрудников по основному месту работы трудится на 0,5 ставки. Он также является внутренним совместителем на 0,25 ставки. Как правильно включить его в расчет СЧ?
Ответ. Сотрудника следует учитывать не как 0,75, а как 1 чел., поскольку в СЧ отражается персонал только в целых единицах. Не имеет значения, что данный работник трудится на условиях неполного рабочего дня и выступает внутренним совместителем.
Инспектор по труду Сизова Г. А.
Методику расчета СЧ и алгоритм включения в нее совместителей разрабатывает Росстат. Основные принципы остаются неизменными, хотя некоторые коррективы в отчетные формы периодически вносятся.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Как рассчитать среднюю численность работников, которые трудятся неполный день? Существуют две методики: прямой и упрощенный расчет. В рамках первого определяется общее количество дней работы, делением числа часов в месяце на продолжительность суток. Последний показатель зависит от продолжительности недели. СРЧ за месяц – это частное от соотношения количества отработанных дней и числа трудоустроенных лиц.
При использовании схемы упрощенного расчета рабочее время совместителей делится на продолжительность дня. Затем полученное значение перемножается на число суток в месяце. Итоговый результат делится на число дней работы в периоде.
Несовершеннолетние сотрудники, инвалиды І и ІІ гр. не относятся к совместителям, так как для них законодательно предусмотрен неполный день работы. Количество таких трудоустроенных лиц учитывается в основном составе. Расчет средней численности работников, примеры которого будут представлены далее, не включает время отпусков, простоев, болезни, участия в забастовках, в том числе по вине других лиц.
Иванов отработал в организации 20 суток по 4 часа, Петров — 18 дней по 5 часов, Сидоров – 21 день по 4,5 часа. В отчетном периоде было 20 рабочих суток. Среднее количество временных сотрудников составляет:
- прямой счет: [(20 х 4 + 18 х 5 + 21 х 4,5) : 8] : 20 = 1,65 чел.;
- упрощенная схема: (4 : 8) х 20 + (5 : 8) х 18 + (4,5 : 8) х 21= 1,65 чел.
Среднесписочная численность (СЧР)
В этот показатель включаются сотрудники, выполнявшие временную и постоянную работу, которые один и более дней получали заработную плату. В расчет берутся лица, явившееся на работу и отсутствующие:
- в связи с командировкой;
- по причине болезни;
- в связи с выполнением гособязанностей;
- направленные на повышение квалификации в образовательные учреждения;
- студенты, аспиранты, за которыми сохраняется заработная плата;
- находившиеся в основных, отпуске по уходу за ребенком, «за свой счет»;
- по причине забастовок при условии, что если сотрудник в них не участвовал.
Сотрудники, занимающие более одной ставки или оформленные как совместители, при расчете среднесписочного показателя учитываются как целые единицы. Данные берутся из табеля отработанного времени. Показатель за месяц определяется путем сложения данных за календарные дни. Значение коэффициента в праздничные и выходные дни принимается равным показателю за предыдущие рабочие сутки.
Среднесписочное количество сотрудников за год = (СЧР янв. + СЧР фев. + … СЧР дек.) : 12.
Показатель за месяц рассчитывается аналогичным образом: количество сотрудников за каждые календарные сутки делится на число отработанных дней. Если рассчетное значение дробное, то в отчете указывается СЧР с округлением. Данные в налоговую за предыдущий год подаются до 20 января текущего. Существует более удобная методика расчета. Сначала определяется число рабочих, занятых полный день, а затем тех, кто трудится несколько часов. Сумма этих двух показателей вычисляется отдельно за каждый месяц, квартал и год.
Из калькуляции исключаются:
- внешние совместители;
- лица, которые заключался договор на профобучение с выплатой стипендии;
- владельцы организации, которые не получали зарплату;
- адвокаты;
- сотрудницы, которые пребывают в отпусках по беременности и родам;
- сотрудники-студенты, которые находились в дополнительном, отпуске без сохранения зарплаты;
- лица, которые трудятся по договорам;
- сотрудники, направленные на работу в другую страну;
- лица, которые написали заявление об увольнении и отрабатывают оставшееся время.