Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец правильного заполнения личного листка по учету кадров в РФ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Для чего формируют данный документ
Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие. Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций.
Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.
Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.
Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.
Государственные организации обязаны заполнять такие листки, поскольку это требование закреплено законодательством – Приказом Генпрокуратуры РФ № 135.
Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры.
При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.
Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.
Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.
Женщина также должна указать, не планирует ли она в ближайшее время отправиться в отпуск по беременности и родам.
Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.
Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях.
Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.
Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.
Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.
Как вносить изменения
В случае, если изменился адрес проживания, или семейное положение, и возникла необходимость внести изменения в листок, необходимо следовать некоторым правилам.
Порядок редактирования данных:
| Обо всех изменениях необходимо сообщить в отдел кадров | Сотруднику будет выдана новая анкета для заполнения |
| После того, как все сведения будут внесены | Начальник отделения проверяет анкету, и вносит информацию в дело |
| Чаще всего осуществляются незначительные поправки | Изменение фамилии из-за регистрации брака, данные о рождении ребенка, либо о повышении квалификации, об изменении паспорта или места жительства |
Личный листок по учету кадров
Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.
Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:
- ФИО работника;
- Дата, место рождения;
- Гражданство;
- Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
- Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
- Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
- Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
- Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
- Информацию о наличии наград и званий;
- Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
- Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
- Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:
— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала;
— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.
О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
На что обратить внимание
Есть несколько ключевых моментов.
Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.
Вопрос о том, могут ли отказать в трудоустройстве, тревожит большое количество граждан. Разберёмся в этой ситуации поподробнее. По идее все персональные данные работника, в том числе погашенные или снятые судимости, не должны влиять на решение руководства компании при приёме на работу. Конечно, фирма не сможет отказать вам, сославшись на сведения из анкеты. Тем не менее следует понимать, что частные организации вправе принимать на работу лиц по своему усмотрению, отказывать без объяснения конкретных причин.
Совсем другое дело, если вас попытаются уволить уже после трудоустройства. Здесь уже никакая информация о гражданине не сможет выступить основанием. Закон о труде довольно чётко регламентирует процедуру увольнения, во многом ограничивая работодателя. Если сотрудник добросовестно исполняет свои обязанности, избавиться от него будет крайне проблематично.
Что еще скачать по теме «Лист»:
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора
- Акт
- Анкета
- Аренда
- Белстат
- Бухучет
- Бюджет
- Ведомость
- Госкомимущество
- Доверенность
- Должностная инструкция
- Жалоба
- ЖКХ
- Журнал
- Зарплата
- Заявление
- Здравоохранение
- Инструкция
- Исковое заявление
- Контракт
- Минздрав
- Минтранс
- Минюст
- МЧС
- Отчет
- Отчетность
- Положение
- Приказ
- Протокол
- Рабочая инструкция
- Расписка
- Совмин
- Соглашение
- Справка
- Труд
- Уведомление
- Устав
- Форма
- Ходатайство
- Экономика
- Юрлицо
Личный листок по учету кадров
Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.
Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает анкету, которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.
|
Личный листок по учету кадров скачать бланк бесплатно |
Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.
Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.
В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.
Личный листок по учету кадров — как правильно заполнять
Поскольку унифицированной формы бланка личного листка не существует, кадровая служба может составить свой бланк или использовать один из образцов.
В любом случае стоит включить в листок следующие блоки:
- Фотография. Цветной или черно-белый снимок формата 4х6, анфас, как в паспорте. Фотография должна быть актуальной. Вклеивается в верхний левый угол документа.
- Общие сведения. Фамилия, имя, отчество;
- половая принадлежность;
- дата и место рождения;
- гражданство.
- Можно включить семейное положение, информацию о родственниках, контактные телефоны и адреса.
- «высшее профессиональное»;
- Далее в таблице сотрудник перечисляет все учебные заведения в порядке прямой хронологии, даты учебы и присвоенную квалификацию.
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Что такое личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров — анкета, которая содержит сведения о работнике, переданные им самим. Это своеобразный профессиональный автопортрет специалиста.
| Важно!
До момента трудоустройства соискатель может заполнять любые анкеты, тесты, предоставлять резюме и любую информацию о себе. Сведения, указанные в этих бумагах, не имеют законной силы и вполне могут быть недостоверными, поскольку на тот момент между соискателем и организацией еще не было трудовых отношений. |
Поэтому первый документ, в котором новый сотрудник рассказывает о себе и который будет в дальнейшем основой для его личного дела и перечня его персональных данных — это и есть личный листок.
Личная карточка, личное дело, анкета — отличия
Не стоит путать личный листок по учету кадров и личную карточку по форме №Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы и это обязательный документ для всех должностей и организаций. Собственно, информация из личного листка, а также из оригиналов документов сотрудника — и есть та база информации, которая вносится в личную карточку.
При устройстве на работу кандидат на должность может заполнять какие-либо анкеты. Их можно использовать как инструмент в работе эйчара и анализировать при окончательном выборе, но к кадровым формам она не имеет никакого отношения.
Наконец, личное дело — это документ, тоже не являющийся обязательным для всех категорий работников. Сама папка с делом может включать в себя все вышеперечисленное.
Отказ от заполнения личного листка
В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.
Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.
Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.
После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.
Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.
Примерная схема заполнения документа
Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:
Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4
Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
Заполняется личная информация
К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
Наличие военной обязанности.
В отдельной графе проставляется семейное положение.
Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.
Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.
Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.
Заполнение личного листка по учету кадров
Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации
Как правильно составить личный листок по учету кадров?
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.