Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Истек срок уведомления об электронных трудовых: сложности выбора и перехода». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.
Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?
В первом случае человек мог совсем не иметь трудового стажа. Это впервые устраивающиеся на работу несовершеннолетние и выпускники учебных заведений, иные граждане, не работавшие по каким-то причинам (домохозяйки). 65-я ст. указывает, что при заключении трудового договора с этими гражданами работодатель не требует от них трудовых книжек.
В том же пункте приводится и другое исключение – от совместителя при поступлении не требуется книжка и она для него не заводится потом.
Еще один, указанный в 66-й ст. случай, – когда работодателем выступает физическое лицо. Трудовая книжка в этом случае не оформляется совсем, даже если работа является для человека основной.
Детально порядок этих отношений прописывается в 303-й ст.: в обязательном порядке оформляется письменный трудовой договор, который регистрируется в органах местного самоуправления, работодатель уплачивает страховые и др. обязательные взносы.
Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?
В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.
В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.
Нужно ли уведомлять о переходе на электронную трудовую книжку нового работника?
Кампания по переходу с бумажной на электронную трудовую книжку ведется с начала года.
Работодатели готовятся уведомлять работников, правительство продлевает крайние сроки таких уведомлений, ну а движение трудовых ресурсов – увольнение старых и прием новых работников – идет своим чередом.
Возникает вопрос, нужно ли уведомлять о переходе на электронный формат нового работника, если на прежнем месте работы его успели уведомить?
Электронная трудовая книжка – это новый формат хорошо знакомого всем работникам документа. Электронные трудовые книжки установлены двумя федеральными законами: от 16 декабря 2019 года № 436 и от 16 декабря 2019 года № 439.
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые существуют только в цифровом формате. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включаются:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Cведения электронной книжки можно посмотреть:
- в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;
- на портале Госуслуг;
- через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки, представленной:
- нынешним или бывшим работодателем (по последнему месту работы);
- управлением Пенсионного фонда;
- многофункциональным центром предоставления государственных услуг (МФЦ).
Эта услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.
Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался с 1 января 2020 г. Граждане вправе самостоятельно выбирать формат ведения трудовой книжки — электронный или бумажный, поскольку для них переход добровольный. Соответственно, работодатели могут переводить сотрудника на ЭТК только при его согласии.
Из этого правила есть исключение: если работник в первый раз трудоустраивается с 2021 г., то его трудовая книжка будет оформляться только в электронном виде. Иными словами, для таких граждан не предусмотрена трудовая книжка на бумаге.
До 31 декабря 2020 г. работники должны решить, в каком виде для них будет вестись трудовая книжка. Оформить свое решение они должны письменно путем подачи работодателю заявления.
Для работодателя переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:
- с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
- в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
- начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
- перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
- тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.
Какие электронные подписи подходят для КЭДО
Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.
Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).
При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.
Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Где взять трудовую книжку, если не работал?
Человеку, принятому на работу впервые, трудовую книжку оформляет работодатель в недельный срок – 8-й пункт Правил, утв. 225-м Пост. Правит.
Утратившему книжку работнику, работодатель, не позднее двух недель с момента заявления, выдает дубликат (31-й пункт). В дубликат трудовой книжки вносятся подтвержденные сведения: об общем и непрерывном стаже, наградах и поощрениях и др. (32-й пункт).
Если человек поступает на работу не впервые, но книжки не имеет, работодателем ему заводится новая. В 65-й ст. ТК говорится о необходимости письменного заявления человека с указанием причины (потеря, утрата прежним работодателем, исчезновение в результате кражи или стихийного бедствия).
Для чего нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве на работу работник обязан предоставить трудовую книжку.
При заключении трудового договора трудовую книжку работник не предоставляет в следующих случаях:
- трудовой договор заключается впервые;
- работник устраивается на работу по совместительству.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике;
- сведения о выполняемой им работе;
- сведения о переводах на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе.
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.
Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?
Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:
- максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
- предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
- указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
- иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.
Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.
При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:
- приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
- при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.
Нужно ли подавать форму СЗВ-ТД о выборе трудовой за уволившегося сотрудника
Форма СЗВ-ТД подается только на тех работников, у которых в течение отчетного периода произошли какие-либо кадровые события. Работодатели обязаны отчитаться:
Выбрать бумажную трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ) или передачу в электронном виде сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) сотрудник может до 31 декабря 2020 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если работник не сделал выбор до указанного срока, работодатель продолжает вести его трудовую книжку, как и сказано в ст. 66 ТК РФ.
Заявление на выбор трудовой книжки подается добровольно. Если работник не направил такое заявление работодателю — подавать отчет по форме СЗВ-ТД по нему не нужно.
В обсуждаемой ситуации работодатель обязан уведомить ПФР только об увольнении сотрудника. Форма СЗВ-ТД с кадровым событием «увольнение» подается на следующий день после издания соответствующего приказа (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).
Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу
Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.
Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.
Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.
В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.