Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Можно ли оформлять путевые листы за месяц
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
В порядок заполнения путевого листа Приказом Минтранса РФ от 18.01.2021 № 17 внесены изменения. В том числе в путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 Порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закрепляется должностная обязанность по выпуску транспортных средств на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.
- налоговые органы посчитают документы без отметки врача недействительными и не признают расходы, списанные по ним;
- инспектор ГИБДД оштрафует за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5000 руб. Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья ( ст. 24 ТК РФ ). А ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.
А из самого определния «водитель» — водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Многие считают, что нововведения чересчур жесткие, однако они основываются на реальной необходимости, которую диктует практика. А она ярко свидетельствует о том, что любое нарушение прохождения медосмотра водителей может привести к ДТП и человеческим жертвам.
Эти доводы сторонники «необязательности» проведения послерейсовых медицинских осмотров намерены положить в основу заявления об оспаривании приказа Минтранса России 18.09.2021 N 152. Рассмотрение такого заявления подведомственно Верховному суду РФ, и, возможно, окончательная точка в возникшем споре будет поставлена высшей судебной инстанцией страны.
Обязательные реквизиты электронного листа: что указывать
1. Собственником (владельцем) ТС, от имени которого составляется документ, может быть ИП либо организация. Соответственно, о лице, оформляющем лист, записывают:
- Ф. И. О., ОГРНИП, почтовый адрес, конт. телефон (для ИП);
- полное название и организационно-правовую форму, ОГРН, адрес местонахождения, конт. телефон (для юрлица).
2. Число, месяц, год начала и завершения срока действия документа – это период, на протяжении которого он будет использоваться.
3. Стандартные характеристики ТС: тип, марка, модель по техпаспорту, госномер (при наличии прицепа указывают аналогичные данные прицепа). Требуется также указание:
- даты, времени, результатов контроля за техсостоянием (дорейсовым, досменным);
- даты, времени выезда и возвращения ТС;
- данные одометра (на момент выезда, приезда ТС и его передачи другому водителю).
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист необязателен и такой формат путевки разрабатывается ФНС РФ. А поскольку путевка приравнивается к другим электронным документам вроде электронной транспортной накладной, при оформлении следуйте ст. 18.1 Устава.
Итак, как формируется электронный путевой лист:
- Участниками подписывают файлы обмена с помощью УКЭП или УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), сертификат ключа проверки подписи создается и используется на Госуслугах. Для файла обмена электронной путевки нужны подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Обязательные реквизиты путевого листа
---------------------------------------------------------------------------
N Сведения, Комментарий Чем установлены
п/п включаемые
в форму
путевого
листа
---------------------------------------------------------------------------
Реквизиты для путевых листов, прописанные в Приказе Минтранса России
от 18.09.2008 N 152 и Законе N 129-ФЗ
---------------------------------------------------------------------------
1 Наименование В наименовании путевого листа укажите Пункты 3 и 12
и номер тип автомобиля (например, путевой Приказа N 152,
путевого лист легкового автомобиля). п. 2 ст. 9 Закона
листа В заголовочной части проставьте N 129-ФЗ
печать или штамп владельца автомобиля
---------------------------------------------------------------------------
2 Срок действия В путевом листе, действующем один Пункты 3 и 4
день, должна стоять дата этого дня. Приказа N 152,
В путевом листе, оформленном на более п. 2 ст. 9 Закона
длительное время (неделю, месяц и N 129-ФЗ
т.д.), отразите даты начала и
окончания срока, в течение которого
путевой лист может быть использован
---------------------------------------------------------------------------
3 Информация о Организации должны указать Пункты 3 и 5
собственнике организационно-правовую форму, Приказа N 152,
транспортного наименование, местонахождение и номер п. 2 ст. 9 Закона
средства телефона, а индивидуальные N 129-ФЗ
предприниматели - Ф.И.О., почтовый
адрес и номер телефона
---------------------------------------------------------------------------
4 Сведения о В графах, отведенных для этих Пункты 3 и 6
транспортном сведений, нужно указать следующую Приказа N 152
средстве информацию:
- тип (легковой автомобиль, грузовой
автомобиль и т.д.) и модель
транспортного средства, а также
модель прицепа, полуприцепа, если
таковые используются;
- государственный регистрационный
знак автомобиля, прицепа,
полуприцепа;
- показания одометра (полные
километры пробега) при выезде
автомобиля из гаража и его заезде в
гараж;
- даты и время выезда автомобиля с
места постоянной стоянки и его заезда
на указанную стоянку. Эту информацию
фиксируют назначенные руководителем
организации или предпринимателем
лица. Рядом они ставят свою роспись
---------------------------------------------------------------------------
5 Сведения Укажите Ф.И.О. водителя, дату и время Пункты 3 и 7
о водителе проведения предрейсового и Приказа N 152
послерейсового медицинского осмотра
водителя. Медицинский работник должен
расписаться
---------------------------------------------------------------------------
6 Маршрут Запишите точный адрес следования Маршрут не
движения является
транспортного обязательным
средства реквизитом,
установленным
нормативными
документами, но
на его наличии
часто настаивают
проверяющие
(Письмо Минфина
России
от 01.08.2005
N 03-03-04/1/117)
---------------------------------------------------------------------------
Реквизиты первичных документов, установленные Законом N 129-ФЗ
---------------------------------------------------------------------------
7 Измерители Укажите километраж и расход топлива Пункт 2 ст. 9
хозяйственной Закона N 129-ФЗ
операции
в натуральном
и денежном
выражении
--------------------------------------------------------
8 Наименование Путевой лист подписывает водитель
должностей
лиц,
ответственных
за операцию,
и их личные
подписи
---------------------------------------------------------------------------
В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности. Образец заполненного путевого листа приведен на с. 74 — 75.
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Кто проверяет путевой лист
Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:
- Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
- Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
- Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.
Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Как оформить путевой лист самозанятому?
Нюансы заполнения путевых листов регулируется приказами Минтранса России. Документ предназначен для учета, контроля работы ТС и водителя. Он обязателен при перевозке пассажиров, грузов, багажа. Правила оформления:
- Составляется на каждый рейс или каждую смену. Так, если в течение одной смены осуществляется несколько рейсов, то ПЛ составляется до первого рейса и действует одну смену.
- Составляется на каждого водителя. Если в одной смене одним ТС пользуется несколько лиц, то ПЛ оформляется на каждого.
Самозанятый может использовать типовой бланк либо разработать свою форму. Важно, чтобы в документе присутствовали все сведения:
- Название, номер ПЛ.
- Срок его действия.
- Собственник ТС.
- Характеристики ТС.
- Информация о водителе.
- Сведения о перевозке.
- Дополнительные реквизиты: расход топлива, маршрут движения.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Похожие записи: