Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Формулы для расчёта лимита кассы в 2023 году
В компаниях процессы, связанные с движением наличных средств, организованы по-разному. В одних организациях деньги поступают в кассу и не тратятся, а в других – расходуются в больших объёмах (например, чтобы погасить задолженность перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита кассы происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:
- расчёт лимита на основе поступления наличных средств;
- расчёт лимита на основе расхода наличных средств.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Завышение и занижение лимита
Завышение или занижение лимита может произойти намеренно или непроизвольно. Например, бизнесмен допустил ошибку в расчетах. При этом итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение итоговой суммы создает лишние проблемы для предприятия ― влечет за собой дополнительные расходы на инкассацию. Завышенный лимит может обернуться штрафом.
Если налоговый инспектор обнаружит, что предельная сумма наличных, которые можно оставить на ночь, больше, чем нужно, он не будет разбираться, намеренно это сделано или нет. Поэтому рекомендуем проверять себя при расчетах. Во время проверки ФНС руководствуется финансовыми данными предприятия за последние два месяца. Определить размер наличных, полученный за этот период, просто. Достаточно снять отчет по онлайн-кассе.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году
Компании могут работать как с наличными, так и с безналичными расчетами. Везде есть свои особенности, однако наличность нуждается в более тщательном контроле со стороны организации. Так, основополагающим правилом кассовой дисциплины является то, что деньги должны храниться в отдельном помещении в сейфе за безопасными металлическими дверями. Доступ к этому помещению, как правило, имеют только директор компании, главный бухгалтер, а также ответственный за кассу человек.
Все операции, связанные с наличностью, необходимо отражать в бухгалтерском учете, а также вести необходимую документацию. Так, при поступлении денег в кассу их нужно оприходовать. Для этого создается такой документ, как приходный кассовый ордер. При расходовании денежных средств создается расходный кассовый ордер. Также необходимо вести кассовую книгу. Это журнал, в котором отражены все приходы и расходы наличных денежных средств. Кассовую книгу можно вести в письменном виде, а можно в электронном.
Юридические лица обязаны вести данную отчетность, а вот индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности, согласно Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако, если штат фирмы и объемы наличности довольно большие, то этими формальными правилами пренебрегать крайне не рекомендуется. Важным моментом, который касается кассовой дисциплины индивидуальных предпринимателей, является то, что они обязаны использовать онлайн кассы или контрольно-кассовые машины. Если наличные от покупателей принимаются без этой техники, то и чеки вряд ли исправно выдаются.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимит кассы определяет максимальный остаток на конец дня на 50 счете бухгалтерского учета, а значит и реальных наличных денег в кассе предприятия или ИП. Данный лимит не распространяется на деньги, предназначенные для выплаты зарплаты в установленные для этого дни, а также на ту выручку, которая была получена в выходные и праздничные дни, когда сдать излишек наличности физически не представлялось возможным.
Алгоритм расчета лимита установлен на законодательном уровне. Он описан в Указании Банка России РФ № 3210-У.
Для расчета максимального разрешенного остатка наличных денег берутся кассовые поступления или расходы за определенный период, делятся на продолжительность этого периода и умножаются на удобную периодичность сдачи наличных в банк.
Период для определения среднего значения поступлений или расходов в день не может превышать 92 календарных дня.
К периодичности сдачи наличных в банк также есть требования. Этот период не может превышать 7 рабочих дней, а для тех предприятий, касса которых расположена в труднодоступных районах, этот период продлевается до 14 календарных дней.
Существуют две формулы для расчета лимита:
- поступления в кассу за период X / продолжительность периода X в днях * периодичность сдачи наличных в днях;
- расходы из кассы за период X / продолжительность периода X в днях * периодичность сдачи наличных в днях.
Напомним, что период X не превышает 92 дней, а периодичность сдачи наличных 7 или, в крайнем случае, 14 дней.
Кроме того, следует отметить, что из расходов по кассе, участвующих при расчете лимита, исключаются расходы на выплату заработной платы, социальных пособий и приравненных к этим выплат.
Обособленные подразделения с отдельным расчетным счетом рассчитывают лимит самостоятельно, а вот если обособленные подразделения сдают остатки в общую кассу, то лимит устанавливается в целом на предприятие и из расчета наличных оборотов с учетом оборотов обособленных подразделений.
Сфера действия Положения N 373-П
Положение N 373-П распространяется:
- на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ). Напомним, что в отношении кредитных организаций действует Положение от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
- на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения. Отметим, что с 1 января 2013 г. компании на УСН должны вести бухгалтерский учет в полном объеме, т.е. включая бухучет кассовых операций (п. 1 ст. 2, ст. ст. 6, 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). До указанной даты такие компании не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, такая обязанность предусмотрена только в части бухучета основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
- на получателей бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств;
- на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Таким образом, теперь совершенно четко установлено, что новый порядок ведения кассовых операций должны соблюдать не только юридические лица, ведущие бухучет, организации на УСН, но и индивидуальные предприниматели.
Это означает, что индивидуальных предпринимателей обязали (как и компании):
- определять лимит остатка наличных денег в кассе и издавать приказ об установлении такого лимита (абз. 1, 3 п. 1.2, абз. 1 п. 1.3 Положения N 373-П, Приложение к Положению N 373-П);
- сверхлимитную наличность хранить на банковских счетах в банках (абз. 1 п. 1.2, абз. 1 п. 1.4, п. 6.1 Положения N 373-П). Сверхлимитную наличность можно хранить у себя только в дни выплат зарплаты, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (абз. 2, 3 п. 1.4 Положения N 373-П);
- приходовать наличные деньги в кассу по приходным кассовым ордерам 0310001 и выдавать деньги из кассы по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011, заявлениям, счетам, другим документам (п. п. 2.1, 2.2, 3.1, 4.1, 4.2 Положения N 373-П);
- вести кассовую книгу 0310004 и отражать в ней все поступления и выдачу наличных денег (п. п. 2.5, 2.6, 6.1, гл. 5 Положения N 373-П);
- вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 (при наличии старшего кассира) и отражать в ней операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня (п. 2.4 Положения N 373-П);
- оформлять кассовую книгу 0310004 и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 на бумажном носителе или с применением технических средств, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Указанные документы, оформляемые на бумажном носителе, до начала ведения должны быть сброшюрованы и пронумерованы. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера — только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя (п. 2.5 Положения N 373-П).
Лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальных предпринимателей
Поскольку Положение N 373-П распространяется и на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П), с 1 января 2012 г. они обязаны, как и компании, соблюдать порядок ведения кассовых операций, в т.ч. определять лимит остатка денежных средств в кассе и утверждать его своим приказом согласно нормам п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к нему. В противном случае возможно наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но насколько это возможно, судите сами — ведь в ст. 15.1 КоАП РФ слова «индивидуальный предприниматель» пока не появились, соответствующие изменения не внесены. На отсутствие правовых оснований для привлечения индивидуальных предпринимателей к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ указал и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, правда, это было до вступления в силу Положения N 373-П.
Следует также отметить, что в отличие от юридических лиц расчетный счет в банке для индивидуального предпринимателя не обязателен, поскольку он может ограничиться в своей деятельности только наличными расчетами. В действующем законодательстве нет положения об обязательности открытия расчетных счетов в банке индивидуальными предпринимателями. Также ни одним нормативным актом не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей вносить платежи при осуществлении хозяйственных операций исключительно с расчетного счета. Поэтому открытие счета в банке — право, но не обязанность индивидуального предпринимателя. И Положение N 373-П не может обязать физическое лицо открывать счета в банках. Однако, для того чтобы полноценно осуществлять предпринимательскую деятельность, во многих случаях открытие своего расчетного счета представляется более удобным. В то же время при отсутствии расчетного счета от индивидуального предпринимателя никто не сможет требовать сдачи наличной выручки в банк и вводить лимит остатка наличных денежных средств в кассе (как это происходит с юридическими лицами), поскольку такое требование в данной ситуации противоречит гражданскому законодательству. В таких случаях, по мнению автора, индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета в банке, вправе не рассчитывать и не утверждать лимит наличных в приказе. Ведь сдавать сверхлимитную выручку некуда.
Тем не менее не исключено, что после вступления в силу Положения N 373-П и окончательной проработки всех процедурных вопросов ЦБ РФ сможет обязать индивидуальных предпринимателей без расчетных счетов вести кассу и сдавать сверхлимитный остаток наличных денег в банк.
Периодичность сдачи наличных денег в банки
Сдавать наличные денежные средства сверх рассчитанного самостоятельно лимита компания и индивидуальный предприниматель вправе не реже раза в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка — не реже одного раза в течение четырнадцати рабочих дней (Приложение к Положению N 373-П).
Напомним, что ранее предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47). По общему правилу, сверхлимитные суммы сдавались в банк ежедневно.
Целевой расход кассовых денег
По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:
- на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
- на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
- на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
- на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
- для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
- для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Использование ККМ в 2020 году
У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.
С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:
- поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
- в отдаленных и труднодоступных местах;
- в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
- аптечные организации в сельской местности;
- по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
- платных услуг библиотечного дела;
- прием наличности за коммунальные услуги;
- образовательные услуги населению;
- предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
- оказание услуг центрами культуры и творчества.