Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УПД-2023: бланк, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
-
счет-фактура,
-
накладная или иной передаточный документ,
-
либо все вместе.
Его можно применять:
-
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
-
при различных видах отгрузки товаров;
-
при проведении сделок посредством комиссионеров,
-
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.
Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7);
- «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
- «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
- «Номер таможенной декларации» (графа 11).
Оформление упд обособленного подразделения если платит голова
При этом при заполнении счетов-фактур по товарам (работам, услугам), реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения (письма Минфина России от 18.05.2017 N 03-07-09/30038, от 30.05.2016 N 03-07-09/31053, от 03.06.2014 N 03-07-15/26524, от 04.07.2012 N 03-07-14/61, от 03.04.2012 N 03-07-09/32, от 10.02.2012 N 03-07-09/06, от 26.01.2012 N 03-07-09/03, от 02.11.2011 N 03-07-09/36, ФНС России от 16.11.2016 N СД-4-3/ , письмо ФНС России от 08.07.2014 N ГД-4-3/ (размещено на сайте ФНС в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»)).В силу пп. «л» п.
Составление и форма УПД
А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:
| Наименование строки (графы) в УПД | Значение строки, графы |
| 1 | 2 |
| «Статус» | Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» — УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» — УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой) |
| Строки (1)-(7) графы 1-11 | Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот-правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др. |
| Графа А «№ п/п» | Проставляется порядковый номер записи в таблице |
| Графа Б «Код товара/ работ, услуг» | Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги — то ОКВЭД, или ОКУН |
| Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)» | Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно-шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр. |
| Строка «Данные о транспортировке и грузе» | В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто |
| Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» | Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: — должность лица, совершившего отгрузку; — или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму-щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под-писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи |
| Строка «Дата отгруз-ки, передачи (сдачи)» | Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав |
| Строка «Иные све-дения об отгрузке, передаче» | В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти-фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД — указывают количество этих документов и их вид |
| Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи-си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица. | |
| Строка «Наимено-вание экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комис-сионера (агента)» | Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: — сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; — или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро-ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, составившего документ. |
| Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» | Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов |
| Строка «Дата полу-чения (приемки)» | В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен-ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке |
| Строка «Иные све-дения о получении, приемке» | В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров |
| Строка «Ответ-ственный за правиль-ное оформление сдел-ки, операции» | Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку-мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица |
| Строка «Наимено-вание экономического субъекта — составителя документа» | В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа-нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова-ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон-него документа. |
| «М.П.» | Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов — составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету |
Обязательные реквизиты УПД
Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.
Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.
Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) — строка
В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.
Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы — строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя — строки , .
Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.
Наименование компаний, которые составили документ, — строки и .
Необязательные реквизиты УПД
Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних
Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) — строка
Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).
Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.
Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.
Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.
Данные о перевозке — строка
В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.
Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.
Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .
Дополнительные показатели
По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).
В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.
Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.
Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).
Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
Например, чтобы факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).
Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.
Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть — двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.
Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.
Порядок заполнения УПД (построчная рекомендация)
Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры.
Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН), а также:
- подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).
- учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на налоговый вычет по НДС;
УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12).
Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:
- «В
- «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
Какой КПП необходимо указывать в УПД со статусом «1» по строке «ИНН/КПП продавца» при реализации товара через обособку?
Вопрос: Какой КПП необходимо указывать в УПД со статусом «1» по строке «ИНН/КПП продавца» при реализации товара через обособленное подразделение организации?
Ответ: Документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету, на основании п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ является счет-фактура.
Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС России предложила к применению форму универсального передаточного документа (далее — УПД), которая носит рекомендательный характер.
Исходя из приведенной формы УПД в графе «Статус» указывается «1», если УПД применяется в качестве счета-фактуры и передаточного документа.
В Приложении N 3 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@ содержатся Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД.
В частности, строки (1) — (7) для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Приложение N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137) (далее — Правила).
Исходя из Правил в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры указывается идентификационный номер налогоплательщика и КПП налогоплательщика-продавца (пп. «д» п. 1 Правил).
Как указала ФНС России в Письме от 08.07.2014 N ГД-4-3/13250@, согласно положениям статьи 143 НК РФ налогоплательщиками НДС признаются организации, индивидуальные предприниматели, а также лица, признаваемые налогоплательщиками НДС в связи с перемещением товаров через таможенную границу Таможенного союза, определяемые в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле. При этом обособленные подразделения организаций налогоплательщиками НДС не являются.
При этом согласно вышеуказанному разъяснению, если счет-фактура выставляется при реализации товаров в страны Таможенного союза, то в строке 2б допустимо указание КПП организации (головного офиса) вместо КПП подразделения.
Соответственно, если организация реализует свои товары через свое обособленное подразделение, то счета-фактуры по отгруженным товарам могут выписываться обособленными подразделениями только от имени организаций. При этом в общем случае при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры указывается КПП соответствующего обособленного подразделения.
Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина России от 03.06.2014 N 03-07-15/26524, от 04.07.2012 N 03-07-14/61, от 03.04.2012 N 03-07-09/32.
В связи с тем, что форма УПД разработана на основе счета-фактуры и заполняется в соответствии с Правилами, по нашему мнению, при реализации товара через обособленное подразделение организации в УПД со статусом «1» также необходимо указывать КПП обособленного подразделения. При этом по товарам, реализуемым на экспорт российской организацией через свое структурное подразделение в государства — члены Таможенного союза, допускается указание КПП головной организации — экспортера.
По форме представления доступен не только бумажный, но и электронный УПД (применяется с мая 2016 года, после того, как вышел соответствующий Приказ ФНС). Электронная версия используется не только как замена счета-фактуры и первичного документа, но и замена акта.
Нередко гражданам требуется получить информацию о «делах давно минувших дней». Проще всего это сделать, обратившись в архив с запросом о выдаче архивной справки.
В этих графах указываются данные покупателя. Так как обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, то нужно оформлять данные головного офиса.
При этом, в данном случае, все кадровые процедуры, а также документы ведутся на месте (т.е. трудовые книжки, личные дела, приказы и т.д.).
Как оформить УПД (УКД)
Электронный формат УКД пока не утвержден. Поэтому в отношениях с контрагентами используйте согласованный с ними формат, который вы разработали самостоятельно. Для передачи УКД в налоговую инспекцию такой формат не подойдет. Поэтому, если требуется представить в инспекцию УКД, составленный в электронном виде, его надо распечатать на бумаге и заверить отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью.
Разъяснения об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 и от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190. Важно! Иногда налоговые органы государств – членов ЕАЭС, куда поставляются товары из России, не принимают от импортеров УПД, выставленные российскими экспортерами. Причина – формальное толкование положений подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе, в котором упоминаются только счета-фактуры.
В таких случаях иностранным контрагентам следует пояснить, что УПД – это тот же самый счет-фактура, только с некоторыми дополнительными реквизитами. Несмотря на то что товары поставляются за границу, экспортеры обязаны выставлять по таким операциям счета-фактуры. Учитывая, что УПД со статусом 1 является полноценной заменой счета-фактуры, при поставке товаров на экспорт в течение пяти календарных дней со дня отгрузки продавец должен составить этот документ и зарегистрировать его в части 1 журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст.
168 НК РФ, п. 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). На дату составления УПД в нем нужно указать стоимость товаров без НДС и нулевую налоговую ставку. Это следует из положений пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ.
О регистрации УПД в книге продаж см. Нужно ли выставлять счета-фактуры при реализации товаров на экспорт. Дополнение счетов-фактур какой-либо информацией не противоречит статье 169 Налогового кодекса РФ. Более того, это прямо предусмотрено пунктом 9 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Таким образом, форма УПД, рекомендованная к применению письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, полностью соответствует нормам национального налогового законодательства, а следовательно, и требованиям подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе. Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
- для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86;
- при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).
Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.
Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
- Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
- Налоговый учет — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).
Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов. Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».
Приобретение и продажа товаров через обособленное подразделение: правильно оформляем счета-фактуры (Лисицына М, Лахман Р
В сентябре 2014 г. Минфин России выпустил сразу два Письма с разницей в несколько дней, в которых подробно разъяснил порядок заполнения счета-фактуры в рассматриваемой ситуации. В частности, финансовое ведомство обратило внимание, что в строках 6 и 6а («Покупатель» и «Адрес») продавец указывает наименование и адрес организации в соответствии с учредительными документами, а в строке 6б («ИНН/КПП покупателя») приводит ИНН организации и КПП соответствующего подразделения (Письма от 05. 09. 2014 N 03-07-09/44671 и от 01. 09. 2014 N 03-07-09/43645). Осенью 2014 г. Минфин России подтвердил, что ни НК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 26. 12. 2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» не обязывает выдавать главбуху доверенность на подписание счетов-фактур (Письмо Минфина России от 21. 10. 2014 N 03-07-09/53005). Получается, подписать счет-фактуру может любое уполномоченное на то лицо, а не только руководитель и главный бухгалтер. Виктор Чернышев, генеральный директор, г. Санкт-Петербург: «Головной офис нашей компании и три магазина расположены в г. Санкт-Петербурге.
Раньше я раз в неделю объезжал все торговые точки и подписывал отгрузочные документы. Но недавно мы открыли магазин в г. Выборге и в Московской области. Ездить туда для визирования документов нецелесообразно. Могу ли я доверить бухгалтерам этих подразделений подписывать документы от своего имени?»Если компания реализует товар через свои обособленные подразделения, то в счетах-фактурах, оформленных при такой реализации, порядковый номер через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения (пп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв.
Постановлением Правительства РФ от 26. 12. 2011 N 1137, и Письмо Минфина России от 22. 05. 2012 N 03-07-09/59). В Письме от 11. 10. 2013 N 03-07-09/42466 Минфин России разъяснил, что до разделительной черты компания может осуществлять нумерацию документов в порядке возрастания номеров по соответствующему обособленному подразделению. Более того, из указанного разъяснения можно сделать вывод, что отсутствие разделительной черты в номере счета-фактуры, выставленного обособленным подразделением, не является нарушением и не должно послужить основанием для отказа в вычете покупателю.
Ирина Гуськова, бухгалтер, г. Петушки, Владимирская область: «Наша компания занимается пошивом чехлов для автомобильных сидений. Основное производство расположено в г. Дмитрове. А торговые представительства разбросаны по разным городам.
Правильно ли я понимаю, что в счетах-фактурах, которые я выставляю покупателям, в качестве продавца я указываю не адрес фабрики в г. Дмитрове, а наш адрес — г. Петушки?»Так, ФАС Уральского округа в Постановлении от 07. 02. 2008 N Ф09-141/08-С2 напомнил, что подразделения российских организаций исполняют обязанности организации по уплате налогов по месту нахождения таких подразделений (абз. 2 ст. 19 НК РФ). При этом НК РФ не запрещает филиалу возместить НДС, уплаченный продавцу в составе цены товара, если в счете-фактуре в качестве покупателя указан именно этот филиал.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Правилами заполнения счетов-фактур, утвержденными постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, не определено, какой КПП должен быть указан в счете-фактуре, выставленном в адрес обособленного подразделения: головной организации или обособленного подразделения.
В этом случае в строке 6б «ИНН/КПП» Минфин РФ рекомендует указывать КПП обособленного подразделения (см. письма Минфина России от 04.05.2016 № 03-07-09/25719, от 26.02.2016 № 03-07-09/11029, от 05.09.2014 № 03-07-09/44671).
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Что представляет собой УПД, и для чего он нужен
Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию. Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам (п. 8 ст. 169 НК РФ) в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”; далее – закон о бухучете).
Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:
- форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” (далее – Постановление № 1137);
- формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с ч. 2 ст. 9 закона о бухучете.
И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:
- учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
- использовать право на вычет по НДС;
- подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.
Однако если с подтверждением расходов все просто: ст. 252 НК РФ не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.
В п. 1 ст. 169 НК РФ прямо прописано, что именно счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия НДС к вычету. В то же время есть разъяснения контролирующих органов, согласно которым указание в этом документе дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете (например, письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03–07-15/17, письмо о применении УПД). Кроме того, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект может объединить информацию ранее обязательных форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М‑15, ОС‑1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами счетов-фактур.
Также и сама форма предусматривает использование УПД в качестве счета-фактуры – для этого нужно поставить соответствующую отметку в поле “Статус”.
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03–07-09/39, от 17.02.2011 № 03–07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03–03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03–07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
- составление документа — дата, указанная в cтроке 1;
- отгрузка — дата, указанная в cтроке 11;
- приемка — дата, указанная в cтроке 16.
Моментом определения налоговой базы по НДС будет дата, указанная в строке 11, а для работ — в строке 16.
Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
- отгрузка — дата, указанная в cтроке 11;
- составление документа — дата, указанная в cтроке 1;
- приемка — дата, указанная в cтроке 16.
Моментом определения налоговой базы по НДС будет дата, указанная в строке 11, а для работ — в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.