Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется дубликат больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цель использования электронного документа о болезни гражданина та же: подтвердить работодателю состояние здоровья работника с целью компенсации недополученного заработка. Разница лишь в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронной базе данных с первого дня визита пациента в клинику.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Как получить дубликат больничного листа в случае утери или повреждения?
Потеряв, испортив или обнаружив ошибки в больничном листе, сотрудник обращается в медицинскую организацию, выдавшую этот больничный лист, и подает заявление. Обязательной формы его нет, поэтому оно оформляется в произвольной форме. В заявлении, адресованном руководителю медицинского учреждения (главному врачу, заведующему филиалом), должно быть указано следующее:
- дата и номер оригинала больничного листа (при наличии такой информации);
- период нетрудоспособности;
- имя, фамилия и специальность лечащего врача, выдавшего больничный лист;
- причина, по которой запрашивается дубликат больничного листа.
Чем более полная информация об изначально оформленном больничном указана в заявлении, тем быстрее медицинское учреждение сможет восстановить больничный и оформить дубликат. Дубликат листка нетрудоспособности выдается застрахованному лечащим врачом и председателем врачебной комиссии.
Оформление больничного листа
Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.
Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.
Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.
Оформление дубликата бюллетеня
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
- пропаже или краже оригинала;
- допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д. ), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
- правках в документе;
- неверно заполненном бюллетене;
- повреждении работником.
Выдача электронного больничного
Закон о выдаче электронных бюллетеней действует с июля прошлого года. На май 2018-ого в стране выдали уже более миллиона электронных листов, подтверждающих нетрудоспособность. Лидируют в этой области в основном регионы европейской части России — Белгородская, Липецкая области, Мордовия и Чечня, а также зауральский Кузбасс. Полностью на электронные больничные перешли в Ненецком автономном округе. Цифровые больничные не только нельзя подделать, но их и проще заполнять, невозможно потерять, что избавляет предпринимателей от волокиты и судов с государственными органами, а данные о всех выданных листках нетрудоспособности хранятся в едином реестре. При этом бумажный экземпляр по-прежнему имеет юридическую силу. Какой документ получать – электронный или распечатанный – решает сам пациент, но стоит отметить, что не все медицинские организации работают с электронной системой выдачи больничных.
Выдача и оформление больничного листа совместителям.
В Порядке № 925н правила выдачи бумажных листков нетрудоспособности лицам, работающим у нескольких работодателей (по совместительству), дополнены положениями об оформлении в этих случаях электронных больничных (п. 6 – 8). Представим их в таблице.
|
Форма листка нетрудоспособности |
Вид занятости |
||
|
Сотрудник занят у тех же работодателей, что и в расчетном периоде |
Сотрудник в расчетном периоде был занят у других работодателей |
Сотрудник в расчетном периоде был занят как у этих, так и у других работодателей |
|
|
Бумажная |
Выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы |
Выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору физлица |
Выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы либо один листок для представления по одному месту работы по выбору физлица |
|
Электронная |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы либо один листок нетрудоспособности для представления тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие |
Выдача листка нетрудоспособности по беременности и родам.
Порядком № 925н расширен перечень случаев оформления листка нетрудоспособности беременным.
Так, помимо общего случая выдачи больничного на 156 дней, если роды наступают в период от 22 до 30 недель беременности, листки нетрудоспособности будут оформляться:
-
на 194 календарных дня при многоплодных родах, наступивших в период от 22 до 28 недель беременности;
-
на 194 календарных дня при родах, наступивших от 22 до 27 недель беременности, и на 200 календарных дней при многоплодной беременности женщинам, проживающим (работающим) в населенных пунктах, подвергшихся радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС (в зоне проживания с правом на отселение), а также в населенных пунктах, подвергшихся радиационному загрязнению из-за аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча (п. 59 Порядка № 925н).
Правила выдачи дубликата больничного листа предусматривают различный порядок, зависящий от личности утерявшего. Работающему гражданину при соблюдении формальностей медучреждение восстанавливает экземпляр. А можно ли восстановить больничный лист при потере работодателем, зависит от степени вины или в официальном порядке доказанной невиновности.
Утеря документа самим работником
Как получить дубликат больничного листа при утере сотрудником? Все процедуры, связанные с медицинскими работниками, установлены на законодательном уровне. Восстановление документов регулируется приказом Минздрава и учреждению по Социальному Развитию.
Как восстановить утерянный больничный лист сотруднику? Для восстановления листка нетрудоспособности вам необходимо прийти в медицинское учреждение к вашему терапевту или узкоспециализированному врачу, который выдавал первичный документ.
С собой вам нужно взять паспорт, справка с места комиссии. После этого собирается медицинская комиссия и выносится решение о выдаче дубликата. Все это записывается на акте, который также предоставляется лечащему врачу.
Итак, что делать если потерял больничный лист? Для начала соберите необходимую документацию с места работы, ведь к ней есть специальные требования. Например, справка обязана быть стандартной и на бланке установленного образца, иметь печати как гербовую, так и прямоугольную.
На ней должно быть полное наименование организации, с правовой формой и подписями руководителя и главного бухгалтера. В ней же указывается, что бланк строгой отчетности им не предъявлялся.
На комиссии определяют номер вашего утерянного листка нетрудоспособности, дабы выдать дубликат. Дело в том, что все документы имеют уникализированный номер, который отражается в единой базе данных и не может повторяться. Именно для этого врач записывает его не только в амбулаторную карту, но и в свои записи, а далее в регистратуре.
На основании акта-протокола, созданного медицинской комиссией, вам обязаны выдать дубликат, в котором отразятся все те же периоды обращения, не включая данный день. Этот документ считается таким же правовым, что и первичный, поэтому оплата по нему начисляется стандартная. Все компенсации по нему проводятся в полном объеме и согласно действующему законодательству.
Как восстановить больничный лист в случае потери в медицинском учреждении? Дубликат можно получить в поликлинике в случае утери или неправильного заполнения самим медицинским работником. Последнее позволяет выдать приказ Минздрава «О порядке заполнения больничного листа».
Что делать, если потерял больничный лист
Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.
Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации
Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ
:
“Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания”.
Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:
- потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
- потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.
Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем
. В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются
подтверждающие документы
государственных органов. Например:
- Акт от пожарников — при возникновении возгорания.
- Справка из МЧС — при стихийных бедствиях.
- Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
- Акт коммунальных служб — при затоплении помещения.
Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.
Возможен ли отказ в выдаче
Согласно требованиям действующего законодательства, дубликат больничного листа выдается только в случаях, если произошла его утеря или порча. То есть получить другой экземпляр листка в остальных ситуациях невозможно. Например, человек прошел полный курс лечения. Врач выдал ему оформленный больничный, который впоследствии пациентом был утерян до того, как труженик представил его по месту работы. В такой ситуации человек имеет полное право обратиться за выдачей дубликата.
В ситуации с порчей все несколько иначе. Если ответственный специалист принял документ на хранение и впоследствии привел его в негодность, то дубликат также будет выдан.
Однако в ситуации, если на основании больничного в отчетную документацию внесены сведения или произведена оплата, медицинская инстанция имеет полное право отказать в замене больничного. В этом случае виновный специалист понесет все расходы, связанные с утратой. Такое правило применимо и к случаям, когда происходит порча документа по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, например, кража или пожар. Если на основании документа проводились выплаты или другие юридически значимые действия – дубликат невозможно будет получить.
То есть условием замены больничного является его фактическая утрата и отсутствие проведенных на его основании финансовых операций. Также выдача дубликата не производится в случаях его нецелевого назначения, например, личного хранения в качестве памятного документа.
Ix. заполнение листка нетрудоспособности
Внимание
После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки. Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат»
Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено.
Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом. Необходимые документы Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо.
Этот вопрос уже был косвенно затронут в разделе 1 статьи. В соответствии с полагающимися выплатами определены и правовые предпосылки для выдачи листка нетрудоспособности:
- Полученная травма, заболевание, отравление или иные причины, по которым лицо не может выполнять трудовую функцию.
- Введение карантина в отношении лица или коллектива.
- Соответствующий срок беременности, достигнутый женщиной.
- Уход за близкими, переносящими болезнь.
- Прохождение реабилитации непосредственно после выздоровления по медицинским показаниям.
- Протезирование, проводимое в условиях стационара.
- Прохождение процедуры усыновления.
Как получить дубликат больничного листа
Листок нетрудоспособности обосновывает отсутствие сотрудника по болезни. Без этой бумаги бухгалтерия не вправе начислять пособие.
В некоторых ситуациях возникает вопрос, можно ли получить дубликат больничного листа, — да, законодательство это предусматривает. Правила заполнения и причины для выдачи дублирующих бланков указаны в п.
63 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 1 сентября 2020 г. № 925н. Повторный бюллетень составляют в бумажном или электронном виде, но только если есть серьезные основания:
- бланк пропал по вине работодателя;
- его потерял работник;
- его неправильно оформил медицинский сотрудник;
- он испорчен;
- изменены причины болезни по решению врачебной комиссии.
Фонд соцстраха принимает бланки только в надлежащем виде согласно всем правилам. Если они испорчены, человеку не выплатят компенсацию за то время, когда он болел. Закон позволяет исправить ошибки или выписать копию больничного листа, но устранить неточности получится не всегда.
Откорректировать сведения есть возможность только в разделе, который предназначен для работодателя. Если бланк испортил медработник, то делать изменения там он не вправе. В этом случае выход только один — повторный бюллетень.
Когда выдается дубликат больничного листа?
Выдается дубликат больничного листа при исправлении мед организацией допущенных ею ошибок, а также при утере больничного листа работником. Обращаем внимание, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него всегда оформляется дубликат (п.
56 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).
Это значит, что медучреждение не может просто перечеркнуть неверную запись, внести правильную и заверить исправления подписью и печатью.
В то же время, необходимо иметь в виду, что не любые ошибки в больничном листе – препятствие для назначения пособия. Например, неполное или неверное название организации-работодателя, которое записано со слов работника, не является ошибкой, если есть возможность идентифицировать организацию и установить, что работник там действительно трудится.
Также нужно учитывать, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», исправляются работодателем самостоятельно и дубликат в этом случае не выдается. Для исправления допущенных работодателем ошибок в оформлении ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Для дубликата больничного листа оформление в 2020 году не отличается от оформления первичного листа, кроме того, что в строке «дубликат» проставляется о.
Это важно знать: Срок давности больничного листа