Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сверка расчетов с контрагентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Детали процедуры сверки нужно закрепить документально
Сверка взаиморасчетов проводится абсолютным большинством компаний. Однако сверка не является обязательной процедурой и в этой ситуации одна из сторон договора может отказаться от ее проведения. Чтобы избежать этого, необходимо все моменты, касающиеся сверки расчетов, отразить в договоре. Например, ограничить срок подписания акта сверки контрагентом, чтобы процесс ознакомления и подписания не растянулся до «бесконечности». Закрепить сроки обязательной инвентаризации расчетов, прописать периодичность проведения сверки и т.п. В крупных компаниях проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц считается нормальной практикой и дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.
Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде приложения. Унифицированной и утвержденной государством формы акта сверки расчетов не существует, поэтому организациям нужно разработать свой акт сверки или же использовать один из существующих шаблонов акта сверки.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.
Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).
Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.
Для чего нужен акт сверки расчетов
Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».
Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.
Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.
По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.
Период сверки расчетов
Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.
Порядок сверки
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.
1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.
4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Отказ контрагента от подписания акта сверки
Так как документ не введён в обязательный оборот, отказ в подписании акта сверки расчётов партнёру ничем не грозит. Но тут возникает подозрение, что он пытается что-то скрыть. Нужно перепроверить все документы и совместные операции, и возможно не сотрудничать с ним в будущем.
Чтобы избежать таких инцидентов, можно прописать в контракте необходимость проведения регулярных сверок взаиморасчётов, и тогда отказ от подписания акта может привести к финансовым санкциям по договору.
Особенности составления документа
Законодательство не предлагает единой формы такого акта, что позволяет контрагентам составить акт в свободной форме с соблюдением общих требованиям к договорам. Бухгалтерский отдел предприятия может составить единую для своей организации форму и пользоваться ей на постоянной основе. В случае отсутствия таковой, для бухгалтера не составит труда составить акт самостоятельно, используя лист бумаги формата А4.
Краткая инструкция по составлению акта
В преамбуле акта следует указать стандартные для любого подобного документа моменты:
- место и дата составления настоящего акта;
- полное наименования организация, расчёты между которыми будут зафиксированы в акте, с указанием представителей организаций, уполномоченных на его подписание организацией.
Сроки подписания акта сверки взаиморасчетов
Как правило, при составлении акта стороны самостоятельно оговаривают сроки его подписания. Так как оформление осуществляется на добровольной основе, каких-то строгих ограничений со стороны законодательства здесь не существует. Срок определяется исключительно сторонами. Если данная информация не указана в акте, срок следует уточнить в сопроводительном письме.
Как уже было сказано, в сопроводительном письме необходимо указать, сколько дней имеется у контрагента на подписание акта. Если с его стороны не последовало никаких действий, можно отправить документы заказным письмом с обязательным уведомлением.
Таким образом, если дело дойдет до судебного разбирательства, у составителя акта будет документальное подтверждение того, что он пытался мирно разрешить ситуацию.
Практика показывает, так как составление акта сверки не является обязательным, некоторые организации вообще отказываются от данной процедуры. Однако многие компании уже оценили преимущества составления данного документа.
Случаи для составления акта сверки
Акт сверки взаимных расчетов является одним из первостепенных документов бухгалтерского учета. Суть такой формы заключается в том, чтобы зафиксировать состояние всех расчетов между двумя сторонами договора. Таковыми могут выступать покупатель и продавец, плательщик и организация, а также связь между структурными подразделениями.
Основными весомыми причинами для заключения акта сверки можно считать:
- Долгосрочное заключение договора на сотрудничество. Многие организации часто берут денежные средства в кредит, который не погасишь за короткий срок. Такие суммы обычно огромны и их опасно давать в долг непонятно кому. Именно поэтому и составляются акты сверки. Здесь обе стороны будут уверены в сумме, которая задействована в операции. При этом они могут отслеживать всю кредитную историю на протяжении полного периода.
- Отсрочка платежа. Акт сверки взаимных расчетов позволяет отсрочить платеж, потому что тут организация как бы объявляет о своем положении. Заключение такого договора дает сильной стороне возможность почувствовать стабильность, тем самым отсрочить получение выданной суммы на некоторое время.
- Довольно широкая структура предприятия. Когда предприятие представляет собой большую организацию с различными предоставляемыми услугами, то очень сложно уследить за всеми процессами, которые происходят внутри. Акт сверки взаимных расчетов помогает подвести конкретный итог и упорядочить все бумаги.
- Товары имеют большую стоимость. Когда сумма долга составляет достаточно большое число, то лучше всего перестраховаться, чтобы не нарваться на мошенников. Это поможет уже точно убедиться в отдаче денежных средств заемщиком.
- Подтверждение имеющейся задолженности. Акт сверки взаимных расчетов в любом случае является подтверждающим документом, который заявляет о задолженности в организации.
- Смена лица, которое назначалось ответственным. Если меняется хоть один человек, который имел причастность к составлению данного документа, то стоит полностью переподписать бумаги для большей уверенности. Ведь как можно потом найти того, кто подтвердит процедуру, а если и подтвердит, то у него не будет юридической силы.
- Подозрение в махинациях отдельных сторон. Чтобы избежать неприятных последствий после сделки, лучше всего перестраховаться. Это касается двух сторон, которые задействованы в процессе.
- Окончание этапа соглашения. Очень часто фирмы сотрудничают на протяжении нескольких договоров, каждый из которых составляется на определенную работу или услугу. В таком случае акт рассматривается, как продолжение предыдущего и здесь никогда не возникает проблем.
Сопроводительное письмо
Если вы отправляете свои сверочные данные контрагенту для сверки нужно приложить к акту сопроводительное письмо. В этом документе нужно будет написать за какой промежуток времени предоставлены вами сведения.
- Следующим пунктом нужно установить сроки подписания документа и отправки его вам в готовом виде.
- Укажите способ доставки документа.
- В случае, если ваш партнер не согласен с результатами сверки стоит предложить ему вариант, при котором он сможет предоставить документальное подтверждение разногласий. Как вариант это может быть протокол разногласий. В нем указывается несоответствие представленных фактур или платежных документов. И прилагаются их копии.
Если вы добросовестный партнер и хотите, чтобы у вас были такие же контрагенты, стоит позаботиться об этом в самом начале ваших отношений. Заключите договор, в котором укажите сроки подписания актов сверки и ответственность за их неисполнение. Этим самым вы будете защищены от финансовых потрясений.
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт сверки
Если вы направляете акты сверок контрагенту, а обратно они не возвращаются. Что же делать?
К сожалению, законом не предусмотрены основания для того, чтобы принудить контрагента подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п.
Чтобы избежать данного момента, рекомендуется в договор включить пункт, отражающий обязанность и периодичность сверки взаиморасчетов. Данный пункт в договоре и будет бесспорным основанием требовать от контрагента оформления акта сверки.
Контур.Фокус разработан для специалистов по экономической безопасности, юристов, бухгалтеров и руководителей любого уровня. Фокус поможет легко и быстро узнать самое важное о контрагенте.
Для чего используется
Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.
Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.
Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.
Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.
Акт сверки взаиморасчетов Казахстан
Согласно законодательству Республики Казахстан акт сверки взаиморасчетов между контрагентами не признается первичным документом. Соответственно единого образца документа не предусмотрено, и организация может самостоятельно решать, как заполнять бумаги сверки расчетов.
В случае отсутствия задолженностей между организациями акт сверки взаимных расчетов носит символический характер. В таком случае обычно обходятся подписями лишь главных бухгалтеров обеих организаций. Однако при наличии имущественных споров такой акт не будет принят в качестве доказательства в суде.
Несмотря на то, что законодательством РК не установлено обязательное применение актов сверки взаиморасчетов, такие бумаги постоянно используются в деловых отношениях между подрядчиками и покупателями.
Как создать акт сверки в 1С
Для уточнения или согласования состояния расчетов с партнерами (контрагентами) используется сверка взаиморасчетов. Проводится она с помощью акта «Сверка взаиморасчетов».
Акт сверки – это первичный документ, предназначенный для контроля и регистрации сверки взаиморасчетов. Этот документ подтверждает финансовую дисциплину партнера и позволяет провести проверку финансовых взаимоотношений с контрагентом за выбранный период или подтвердить задолженность клиента.
Для формирования Акта сверки с партнером (контрагентом) в конфигурациях «1С:ERP» / «1С:Комплексная автоматизация» / «1С:Управление торговлей» пользователь переходит из раздела «Продажи»
/
«Расчеты с клиентами»
в справочник
«Сверки взаиморасчетов».
Также документ можно создать из разделов
«Закупки»
и
«Казначейство»
(скриншоты кликабельны).
Как проходит сверка взаимных расчетов
Чаще всего сверка взаиморасчетов проходит по одной из позиций: конкретной поставке или артикулу товара, по одному договору.
Максимальную объективность можно получить при проведении сверки за период после очередной поставки или последнего взаимного расчета.
Процедура ее проведения следующая:
- Предприятия инициатор проверяет собственную документацию, например, по поставке товара за текущий месяц и произведенных денежных расчетах за него с поставщиком. Все данные заносятся в акт, заверяются соответствующими подписями и печатью предприятия. Затем они отправляются на предприятие, которое поставляет товар.
- Бухгалтер предприятия-поставщика сверяет данные, указанные в акте со своими бухгалтерскими документами. При их совпадении, они заверяются, и один экземпляр возвращается на предприятие, занимающее реализацией товара.