Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минфин напомнил о статусе журнала кассира-операциониста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение кассового журнала в электронном виде допускает исправление ошибок. Но как исправить ошибку в журнале кассира операциониста, например, при ошибочно пробитом чеке, замеченном после? Ее нужно зачеркнуть вручную, а рядом внести правильную запись. При этом исправление в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и кассиром.
Порядок заполнения кассовой книги на год
Как заполнять журнал кассира операциониста ИП? Самое важное в кассовой книге – это правильное заполнение титульного листа.
Порядок ведения журнала кассира операциониста устанавливает, что главная страница должна отражать такие сведения:
- наименование ИП;
- срок действия книги (пример: от 01.01. до 31.12.);
- код деятельности (ОКПО).
После того, как заполнен титульный лист журнала кассира операциониста, он считается действующим на указанный в нем период. Другие графы для ИП не имеют значения и заполнению не подлежат. В журнале кассира операциониста отображаются данные о наличных операциях с той даты, которая указана на титульном листе.
Как закрыть журнал кассира операциониста в конце дня или в субботу, в конце недели? Если ИП нанимает кассира, то от него требуется проверка журнала в конце рабочего дня и утверждение соответствующей страницы.
Лист журнала состоит из следующих частей:
- страница с указанными кассовыми операциями;
- страница отчета кассира операциониста.
ИП должен утвердить каждую из указанных страниц. Если у ИП нет кассира, то указанные страницы он заполняет и утверждает самостоятельно.
Для обозначения страницы используются следующие реквизиты:
- дата заполнения;
- номер страницы.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Заполнение журнала кассира-операциониста
В соответствии с законодательством РФ каждое предприятие, независимо от формы собственности, или физическое лицо, занимающееся индивидуальной предпринимательской деятельностью, производящие расчеты с клиентами денежной наличностью, обязаны иметь кассу и проводить учет операций с ней в установленном порядке.
Все расчеты между такими организациями и населением надлежит осуществлять с использованием контрольно‑кассовых машин (ΚΚΜ) с обязательной выдачей бумажного чека, в котором указывается сумма денежной операции и ее назначение.
При государственной регистрации этих предприятий в налоговой инспекции производится и оформление регистрации ΚΚΜ на основании:
- заявления;
- свидетельства о регистрации предприятия;
- договора аренды торгового помещения или документа на право владения им;
- паспорта кассового аппарата;
- договора с центром техобслуживания;
- голограммы сервисного обслуживания.
Модель кассового аппарата должна быть разрешена к использованию налоговыми органами и находиться в Госреестре ΚΚΜ. Во время регистрации кассовой машины производится также и регистрация формы ΚΜ‑4 — «Журнала кассира‑операциониста». При наличии нескольких ΚΚΜ, на каждый из них заводится свой журнал. Во время работы предприятия они должны находиться в торговом зале, рядом с ΚΚΜ.
Ошибки, которые необходимо избегать при ведении журнала кассира-операциониста
При ведении журнала кассира-операциониста необходимо соблюдать все требования, выделенные для этого. В первую очередь, ведение журнала необходимо проводить в специальной книге, оформленной согласно бухгалтерским формам и требованиям.
Ошибки, которые допускать нельзя при ведении журнала, включают отмену или переписывание операций в кассовой книге, использование двойных номеров документов и кассовых чеков, а также некорректное оформление документов.
Важно также следить за правильностью заполнения форм №№КМ-1―КМ-9. Нельзя пропускать даже мелкие операции и необходимо вести учет всех денежных средств, поступающих и расходующихся в кассе.
При возникновении различных ситуаций, связанных со сторно операций и изменением их статуса, необходимо соблюдать ПКО и проводить все процедуры в соответствии с установленными правилами и требованиями.
Не следует допускать ошибки при ведении журнала кассира-операциониста, так как они могут привести к серьезным последствиям и проблемам при дальнейшей работе с кассой.
Замена журнала кассира-операциониста при его утере
Если же налогоплательщик по каким-то причинам потерял журнал, для его замены помимо вышеперечисленных документов (с тем отличием, что сам потерянный журнал невозможно будет представить) потребуется объяснительная записка, в которой будут отражены причины, повлекшие его утерю. Кроме того, налоговый орган может провести дополнительные контрольные мероприятия, в ходе которых могут быть запрошены прочие документы и пояснения, а также может потребоваться представление самой ККТ.
ВАЖНО! За утрату журнала кассира-операциониста предусмотрена ответственность за нарушение налогового законодательства по ст. 120 НК РФ – штраф в 10 000–30 000 руб. Кроме того, возможно административное взыскание по ст. 15.1 КоАП РФ: с должностных лиц – 4 000–5 000 руб., с организации – 40 000–50 000 руб.
Организации и ИП, деятельность которых сопряжена с работой с денежной наличностью, должны очень бдительно подходить к вопросу ведения кассовых документов. Ведь в случае их утери придется не только объясняться с налоговой, но и возможно быть привлеченным к ответственности.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2019 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».
Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?
Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.
Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.
Что такое журнал кассира-операциониста?
В обычном понимании журнал кассира-операциониста (ЖКО), или форма № КМ-4 — это документ, в котором отражаются все расходы и доходы, а также ежедневная выручка компании. В журнале кассира-операциониста указываются следующие сведения:
- счетчик контрольно-кассовой техники (ККТ) на начало смены (гр. 6 по форме № КМ — 4);
- счетчик ККТ на конец смены (гр. 9);
- сумма выручки за смену (гр. 10);
- подписи ответственных лиц (гр. 7-8);
- сумма денежных средств, сданных в наличной форме (гр. 11);
- сумма денежных средств, сданных в безналичной форме (гр. 12-13);
- общая сумма выручки (гр. 14);
- сумма денежных средств по возвратам от покупателей товаров при предоставлении чеков (гр. 15).
Журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе вести не требуется. На данный момент приходится заполнять форму № КМ-4 только тем компаниям, которые еще не перешли на ККТ нового образца.
Особые ЖКО для онлайн-кассы
Обновленный закон «О применении ККТ» (№ 54-ФЗ) отменил оформление целой серии документов, которые раньше приходилось вести вручную. Теперь акты, журналы и справочные отчеты автоматически формируются в электронном виде. Все сведения о совершенных с помощью устройства операциях вносятся в систему без помощи кассира. После этого копии чеков передаются в ФНС.
Кроме того, теперь покупатель может получить чек при покупке через интернет-магазин безналичным расчетом. Процедура занимает не более 5 минут – клиент получает документ об оплате на номер телефона или адрес электронной почты. С использованием касс старого образца сделать это было невозможно. При необходимости электронный чек можно выдать и в обычном магазине по требованию покупателя.
Какие новые бумаги нужно заполнять?
С вступлением в силу закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» появилось два новых документа. Это чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый выдается, если появляется неучтенная выручка. В нем отражается сумма превышения. Также он необходим в случаях, когда в магазине случился перебой в подаче электроэнергии и кассир вел торговлю, принимая наличные.
Второй оформляется, когда производится возврат средств за товар или услугу. Он выдается как при оплате наличными, так и банковской картой.
Также появились отчеты об открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя и подтверждение ОФД о достоверности принятых данных. Они не входят в перечень документов учета, поэтому подробно рассматривать их мы не будем.
Нюансы оформления в различных случаях
Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?
Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.
Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.
Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:
- Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
- Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы
Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059. Потому что данные, которые раньше записывались в журнал, теперь отправляются в ФНС в онлайн-режиме.