Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем график отпусков правильно и учитываем все нюансы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Ошибки, касающиеся отпусков работников
При решении вопросов, связанных с отпусками, нередко возникают спорные и ошибочные ситуации. Рассмотрим некоторые из них.
- Иногда не все изменения согласованы с руководством. Следует помнить, что любое действие должно совершаться с согласия руководителя. Если действие было не согласовано, то оно будет незаконным
- Нельзя предоставить отпуск только по заявлению работника. После того, как получено заявление на отпуск, его должен утвердить руководитель компании. Это делается посредством издания соответствующего приказа
- Отпуск работнику должен предоставляться в соответствии с графиком отпусков. Нельзя просто так взять и уйти в отпуск или наоборот, продолжать работать. Все изменения фиксируются и вносятся в график
- Если отпуск делится на части, нужно соблюдать правильную продолжительность таких частей
- Очень часто работники не хотят идти в ежегодный отпуск. Здесь следует иметь в виду, что копить отпуска несколько лет нельзя, их нужно обязательно отгуливать
- Иногда происходит неверное начисление отпускных выплат. За этим нужно следить и не допускать подобных ошибок
Как видим, при устройстве на работу нового сотрудника вопрос с отпуском для него решается без особых проблем. Работодатель вправе выбрать один из трех путей развития ситуации. Все они не противоречат действующему законодательству и могут применяться в компаниях.
Внесение изменений в график отпусков при приеме нового работника
Однако, в Трудовом кодексе имеется еще одна интересная статья, касающаяся отпусков – 123 статья. В ней прописано, что работники должны уходить в отпуск по графику. Соответственно, изменения вносить все – таки придется. Ведь получается, что если сотрудника нет в графике отпусков, то и отдыхать он не будет. А такое положение дел является нарушением закона. Работодатель, конечно, может решать вопрос об уходе сотрудника в отпуск, но в большинстве случаев это касается не ежегодных отпусков.
Таким образом, с точки зрения Трудового кодекса такой вариант развития событий будет самым безопасным для работодателя.
Если новый работник добавлен в график отпусков, то в этом случае не возникает разногласий между работодателем и сотрудником, а также вопросов от контролирующих органов.
Причем нужно иметь в виду, что вносить изменения в график целесообразно в том случае, если работник поступил на работу в первом полугодии, так как его первый отпуск может наступить в текущем году. В противном случае не стоит терять на это время.
Работодатель обязан составить график и определить очередность отдыха для персонала, работающего в организации на конец года. Аналогичная обязанность для вновь принятых на работу лиц в текущем году не предусмотрена ТК РФ, однозначного правила на данный случай не предусмотрено.
Так как четких рекомендация законодатель не дает, то работодатель будет прав в том случае, если составит дополнение к графику на нового человека, также он будет прав, если предоставит отдых через полгода только на основании заявления.
Однако в первом случае с работником заранее будет оговорена дата отдыха, что удобно работодателю, и работник будет знать о предусмотренной для него гарантии.
Во втором случае такой определенности нет, возможность уход в отпуск будет решаться на основании заявления по желанию работодателя на момент подачи запроса. Каким будет решение руководства, предугадать сложно, то есть работник остается в подвешенном состоянии и не может спланировать период своего отдыха заранее.
Приказ, личная карточка и табель
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
Как составить график отпусков?
График отпусков можно заполнить по форме № Т-7 или же разработать ее самим. В графике нужно указать всех работников, с которыми у вас есть трудовые договоры.
Пожелания работников, когда им удобнее взять отпуск, можно запросить в любой форме — письменно, устно или по электронке.
Но есть нюанс: работодатель не обязан учитывать мнение каждого работника.
Исключение — многодетные родители, несовершеннолетние, почетные доноры и другие. Об этом дальше скажем подробнее.
С графиков отпусков надо ознакомить каждого сотрудника под подпись.
Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар «Самые скандальные налоговые споры 2021 года» 1 декабря. Проведет топовый эксперт, адвокат Вячеслав Василевский. Записаться можно тут.
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
- Обязательно ли учитывать мнение работников при формировании графика отпусков?
Ответ: Если сотрудник не относится к категории особых сотрудников, указанных в разделе «Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска» — работодатель имеет право не учитывать его мнение при составлении графика отпусков.
- Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Ответ: Работодателю настоятельно рекомендуется знакомить работников с графиком отпусков, хотя законодательством Российской Федерации этот момент чётко не описан. Но во избежание спорных ситуаций ознакомить работников под подпись всё же необходимо.
- Обязаны ли мы включать в график отпусков совместителей?
Ответ: График отпусков предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска абсолютно всем работника, в связи с чем включать в график отпусков необходимо как основных работников, так и совместителей.
Внесение изменений в график отпусков
При изменении даты отпуска, непременно это отмечается в графике отпусков, с обозначением причины изменения.
Любые изменения сроков предоставления отпусков обязаны подтверждаться приказом директора предприятия.
Если работник выразил желание перенести дату начала отдыха или разделить его на части, ему понадобиться направить на имя директора заявление. Если, причина будет уважительной, директором будет издан соответствующий приказ, о переносе отпуска.
Такой же порядок действий осуществляется, если сотрудник отзывается из отпуска администрацией предприятия.
Все изменения отображаются в графике отпусков в соответствующих колонках ф.Т-7:
- Графа 7 – фактическая дата отпуска.
- Графа 8 – реквизиты приказа (при переносе даты отдыха),
- Графа 9 – отображает предполагаемую дату оставшихся дней для отдыха.
- Графа 10 — предназначена для обозначения примечаний, в т.ч. данных об отзыве отпускника.
Что делать, если в графике отпусков допущена ошибка?
От ошибок никто не застрахован. Иногда случается так, что уже после согласования и утверждения графика, а также после ознакомления с ним работников обнаруживается досадная ошибка (например, неверно указана дата или фамилия работника). Что делать? Перепечатывать и проходить процедуры согласования и утверждения заново — нелегкий труд, делать этого не стоит. Так как же внести исправления?
График отпусков — первичный учетный документ, и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что «в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105) изложено:
- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (п. 2.8);
- свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (п. 2.9);
- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются (п. 4.1);
- ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильные текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленные текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2);
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3).
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
График отпусков – это документ, который создаёт кадровая служба предприятия. В нём указывается, когда именно должны уходить отдыхать работники.
График создаётся заранее, и именно на него ориентируются те, кто желает уйти в этом году в отпуск.
Однако бывают случаи, когда уже утверждённый документ необходимо корректировать. Как именно это делается?
- Что это такое: понятие и правовые основы
- Как правильно скорректировать?
- Основания
- Как делается дополнение?
- Заключение
Инструкция оформляем приказ об утверждении графика отпусков
В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых.
Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха.
Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.
Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха:
- Ежегодного оплачиваемого;
- Дополнительного внеочередного;
- Неиспользованного за прошлые рабочие года.
Заполнение расписания делается в течение года. Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации.
Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством.
Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ.
Планирование отпусков
Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.
При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.
В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».