Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли иметь две трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.
Как начисляется стаж по двум трудовым книжкам?
Что делать бухгалтеру, если сотрудник принес две трудовые книжки? Согласно законам, предъявление двух документов не может являться основанием для отказа в их приеме. Если в трудовых книжках совпадают по времени периоды, то выбирается один из них по выбору работника. Если проводится выездная проверка, работодатель должен предъявить оригиналы обоих документов. Если проводится камеральная проверка, нужно предоставить копии трудовых книжек.
Как рассчитать стаж? Бухгалтер может попросить сотрудника предъявить дополнительные документы, подтверждающие трудовую деятельность:
- Трудовые договоры.
- Справки с предыдущих мест работы.
- Копии приказов о приеме на службу и увольнении.
Рекомендуется поступить именно таким образом. Если дополнительных документов не предоставлено, возможны ошибки в начислении стажа. Можно ли учитывать при расчете страхового стажа данные из трудовой книжки, которая была показана работодателю уже после трудоустройства? Законодательство не дает точный ответ на этот вопрос. На практике засчитывается стаж, указанный в обеих трудовых книжках.
Трудовая книжка: кто и как должен ее вести?
Трудовая книжка – это документ, в котором работодатель фиксирует все сведения о трудовой деятельности работника (причем как по основному месту работы, так и по совместительству). Трудовая книжка может быть бумажной или электронной – по выбору работника (за отдельными исключениями, например, работники, впервые принимаемые на работу с начала 2020 года, права выбора уже не имеют – их трудовая обязательно должна быть электронной).
В трудовой книжке указывается тип занятости работника – по основному месту работы или по совместительству. Работать на двух работах официально в России человек может – а вот трудовая при этом у него должна быть одна. Наличие у работника двух трудовых одновременно недопустимо – соответствующие разъяснения приведены на сайте Роструда.
Причины, по которым у работника может появиться дополнительная трудовая, бывают разными:
- утеря трудовой книжки с последующим обнаружением;
- целенаправленное заведение дополнительной трудовой, например, в связи с необходимостью скрыть внесенные в нее неприятные записи (к примеру, если ранее работник был уволен за прогулы или за нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде);
- желание одновременно работать в двух организациях как основной работник, а не как совместитель.
При этом поддельным документом вторая трудовая считаться не может – в ней нет фиктивных данных или фальшивых подписей: все записи и печати являются подлинными.
Наличие второй трудовой книжки никаких преференций работнику не предоставляет – дополнительный документ не влияет ни на размер его будущей пенсии, ни на продолжительность стажа, предоставляющего право на получение каких-либо пособий и выплат (в том числе и пенсии по старости).
Оказалось, что у работника две трудовых книжки: что делать?
Итак, быть официально трудоустроенным и работать на двух работах одновременно работник может – но даже в такой ситуации трудовая книжка должна быть одна. Возникает вопрос – что же делать работодателю, который узнал о том, что у работника есть еще одна работа, а на ней – еще одна трудовая?
В этом случае потребуется:
- Из двух трудовых книжек оставить только одну. Какую именно – неважно, но можно предположить, что целесообразно оставлять ту книжку, которая ведется дольше и в которую было внесено больше записей, чем во вторую.
- На одном из рабочих мест оформить работника в качестве внешнего совместителя. Какое из рабочих мест будет основным, а какое – по совместительству, работник может решить самостоятельно, согласовав свое решение с работодателем. Соответствующая запись должна быть внесена работодателем в выбранную трудовую – только после этого «двойная» занятость работника будет оформлена в соответствии со всеми законодательными требованиями.
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Один из самых актуальных вопросов, который поднимают на сайте государственной инспекции труда ОнлайнИнспекция почти ежемесячно – что делать, если сотрудник приносит вторую трудовую книжку? Ситуация распространена потому, что долгое время считалось почти нормальным иметь две трудовые книжки, чтобы в каждую из них вносить желательные или нежелательные записи, работать одновременно на двух работах или получать более высокую пенсию.
Иногда трудовая книжка просто теряется, например, во время переезда. В таком случае сотрудник пишет заявление на получение дубликата и самостоятельно восстанавливает сведения из старого документа, например, обращается на предыдущие места работы. Если трудовую потерял работодатель, тогда он занимается восстановлением сведений и заводит дубликат. При этом старый документ может неожиданно найтись, и у сотрудника на руках будет сразу две трудовые.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Ещё одна причина, по которой человек может решить завести вторую трудовую книжку – стаж на должностях, которые не вызывают гордости или могут быть восприняты будущим работодателям с недоумением. Например, телевизионный редактор на хорошем канале попадаете под сокращение, найти работу в своей сфере не может, а деньги заканчиваются. И он устраивается продавцом в магазин. Потом удача всё же улыбается – ему предлагают работу мечты. Естественно, демонстрировать на новом месте трудовую книжку с записью из магазина не хочется. И сотрудник принимает решение об «утере» прежней трудовой и делает дубликат.
Что делать кадровику с двумя трудовыми книжками?
Стоит помнить, что переносить сведения из одной трудовой книжки в другую по закону нельзя. В статье 65 Трудового кодекса РФ сказано, что сотрудник обязан предоставить работодателю трудовую книжку. Если он этого не сделал, потому что потерял старую, то для него заведут дубликат. Эта же норма прописана и в правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и в инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Пусть сотрудник при приеме на работу самостоятельно решит, какую именно книжку он будет предъявлять для трудоустройства. Принимать от работника обе трудовые книжки не стоит во избежание недоразумений.
Ольга Абашникова
эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing:
Если сотрудник предъявил оригинал книжки и дубликат, то однозначно выбирается дубликат. Слово «дубликат» в трудовой книжке свидетельствует о том, что первоначальная трудовая книжка считается утерянной, то есть недействительной.
Нет однозначного ответа на вопрос, как относиться к сотрудникам, которые заводят две трудовые книжки. Работник может быть профессионалом высокого уровня, но при этом человеком рассеянным. Люди старшего возраста более трепетно относятся к своим трудовым книжкам, так как понимают, что они понадобятся в частности для оформления пенсии. Молодые люди об этом ещё не думают.
Нюансы подсчета стажа и пособий
В настоящее время трудовая книжка до сих пор считается основным регистром, которым можно подтвердить наличие стажа работы в организациях для исчисления пенсионного обеспечения.
Ситуация складывается двояко в отношении двух трудовых книжек. Согласно законодательству, не существует разрешения напрямую иметь на руках сразу две трудовых.
С другой стороны, не определяются меры ответственности, если у работника есть несколько трудовых книжек. Также, как и запрет, что нельзя учитывать стаж работы с двух трудовых.
Главное, чтобы вносимые в них сведения отвечали:
- Записи, которые вносятся в трудовые, должны отражается в них согласно принятой инструкции по заполнении.
- Сведения, которые вносятся в трудовую, должны соответствовать действительным местам работы.
Если у руководства новой компании возникают сомнения в отношении отраженной в трудовой информации, он может принять следующие меры:
- Запросить у поступающего на работу человека копии трудовых соглашений.
- Запросить у соискателя справки о работе от прежних работодателей.
- Копии распоряжений о поступлении и увольнении с предыдущих мест работы.
Начисление пенсий и пособий
Помимо указанных выше последствий, могут появиться трудности с получением пособий. Несмотря на то, что трудится человек сразу в двух организациях, рассчитывать на денежные выплаты по беременности или по другим причинам он сможет только в одном месте. Такая же ситуация касается и больничных листов, ведь при этом оформляется соответственный бланк, и он должен быть один. Не разрешено одновременно подавать документы на двух предприятиях. Конечно, нарушитель не получит никаких штрафов или других видов наказания. Единственное, что могут сделать представители компании – уволить такого работника.
Важно! Самые серьезные проблемы могут возникнуть тогда, когда будет осуществляться начисление пенсионного обеспечения. Человек имеет две книжки и работает на двух должностях. К сожалению, для таких людей, подать в государственную контору оба документа с заработанным стажем нельзя.
Нюансы подсчета стажа и пособий
Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды работы в организации. С одной стороны, нормативные акты не содержат разрешения на то, чтобы у работника были открыты два таких документа.
А с другой никакая ответственность за то, можно ли иметь работнику несколько трудовых книжек одновременно не предусматривается, точно также как нет указания на то, что второй документ автоматически становится недействительным.
Таким образом, закон прямо не запрещает учитывать стаж для определения пособий по обеим трудовым книжкам.
При этом к каждой предъявляются общие требования заполнения документа:
- Все записи должны быть внесены в соответствии с трудовым законодательством;
- Все записи должны быть достоверными, и отражать реальные факты работы в организациях.
В случае, если работодатель сомневается в правдивости сведений из дополнительной трудовой книжки, он может попросить предоставить:
- Копии трудовых соглашений;
- Справки из предыдущих мест работы;
- Копии приказов на прием и увольнение.
Внимание! Если принято решение о достоверности всех данных, то можно при определении страхового стажа использовать сведения из обеих книжек.
Две трудовые и налоговый вычет
Еще один вопрос, связанный с наличием у работника двух трудовых книжек, – налоговый вычет. Обычно он производится по основному месту работы, но в законодательстве данный вопрос не прописан. Чтобы вычет осуществлялся налоговым агентом по выбору места службы работника, необходимо составить заявление, приложив к нему соответствующие документы.
Вопрос о налоговом вычете важен и для предприятия, где трудоустроен данный работник. Работодатель, подчиненный которого оформлен в его организации как по основному месту трудоустройства, сможет уменьшить выплачиваемую сумму налога.
Чтобы у владельцев двух и более трудовых книжек не возникло проблем с законодательством, им не следует претендовать одновременно на двух предприятиях на налоговые вычеты. Иначе, в случае выявления такого факта, работодатель вправе взыскать с подчиненного сумму вычета. Это же касается и других гарантий, которые предоставляют в основном месте трудоустройства. Например, если работник берет учебный отпуск по основному месту работы, то здесь он будет оформлен как оплачиваемый, а на дополнительно месте работы взят «за свой счет».
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно совместителям?
Для совместителей законодательством предусмотрена возможность сбора записей о занимаемых должностях на разных предприятиях в единственной трудовой книжке. Для этого потребуется предоставить в кадровый орган основного места работы выписки из приказов с остальных предприятий.
Можно ли завести вторую трудовую книжку для отдельной фиксации стажа по должностям на разных местах работы в один период времени? Законом это не запрещено. Но если оформить второй вариант документа, то в дальнейшем могут возникнуть трудности при начислении пенсии. Работа по двум трудовым книжкам пенсионными органами не признается, для расчета стажа учитываются сведения только из одной книжки. Поэтому более рациональным способом подтверждения факта трудоустройства у нескольких работодателей будет внесение соответствующих записей основным работодателем.
Две трудовые книжки, два основных места работы — это законно?
ВОПРОС:
Может ли гражданин иметь две трудовые книжки и работать на двух работах официально (иметь два основных места работы)? Если при трудоустройстве написать заявление об утере трудовой книжки, при этом работать на другой работе, не приведет ли это к потере трудового стажа? Предусмотрена ли ответственность за наличие второй трудовой книжки?
- ОТВЕТ:
- Нормами действующего законодательства не установлена ответственность для работника за то, что он имеет две трудовые книжки и в связи с этим трудоустроен по основному месту работы в двух организациях.
- ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ:
Согласно части первой ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Как следует из части третьей ст.
66 ТК РФ, трудовая книжка ведется только по основному месту работы. При этом законодательство не предусматривает возможности одновременного ведения двух или более трудовых книжек. Кроме того, по смыслу ст.
282 и других норм ТК РФ основное место работы у работника может быть только одно.
Возможные проблемы наличия двух книжек
Отсутствие формального запрета не дает положительного ответа на вопрос, можно ли завести вторую трудовую книжку, ведь в последствие у сотрудника появляются сложности с государственными органами. Прежде чем покупать второй экземпляр для предоставления потенциальному работодателю, рекомендуется внимательно с ними ознакомиться:
- Налоговый орган. При обращении в ФНС для вычета потребуется предоставлять копию трудовой. Если сделать это сразу по двум документам, то сотрудника обязательно обвинят в злоупотреблении правом и привлекут к ответственности, например, выпишут штраф.
- Учебное заведение. При использовании отпуска для сдачи сессии, оплачивается он только по одному месту, во втором следует взять его «за свой счет». Если он будет оплачен дважды, то это приравнивается к мошенническим действиям.
- Пенсионный фонд. Этот документ служит доказательством наличия необходимого страхового стажа для дополнительных начислений. Без него пенсия по возрасту не оформляется. Но года могут не быть засчитаны, так как оба вариант предоставить не получится. Предстоит выбирать наиболее выгодный для себя.
- Социальное страхование. Иметь 2 трудовые книжки можно, но это непременно повлечет за собой проблемы при начислении ФСС компенсации за период временной нетрудоспособности или при выходе в декрет. Получать положенные законом платежи и по основному месту и как совместитель, недопустимо.
Одновременное использование 2 трудовых книжек не является нарушением, поэтому не влечет за собой административную или уголовную ответственность. Но при выявлении такого злоупотребления проверяется достоверность указанных в документе сведений, чтобы исключить вероятность мошенничества.
Как показывает практика, с двумя документами о трудовом стаже, работает очень много людей. Частенько, работники используют предоставленную законом возможность писать заявление об утере книги о труде и заводят на другом месте работы новую. Иногда такие действия носят мошеннический характер. Пример: сотрудница, во время нахождения в оплачиваемом на первой работе, отпуске по уходу за несовершеннолетним ребенком до 3-х лет, устраивается в иное предприятие.
При заведении 2-х книг о труде, чреваты проблемы с налоговыми структурами. Сам факт регистрации трудовых документов, обязывает представителей работодателя подавать в ИФНС информацию о работниках и платить на них налоги.
Воздержаться от уплаты установленных налоговых сборов, методом использования двух документов о труде, не удастся. При обнаружении факта наличия двух книжек, их владельца не ждет формальная ответственность. Но известны примеры, когда за факт существования двух книг о труде налагался штраф.
При наличии двух книжек, учет стажа о труде в этом случае проводиться обоими документами, и доказать его правомерность будет тяжело. При ведении активной рабочей деятельности эта проблема не особо беспокоит граждан, но недопонимания с законом возникнут ближе к пенсионному возрасту.
Зачем нужна трудовая книжка
Трудовая книжка – ключевой документ при исчислении трудового стажа. До внедрения персонифицированного учета органы ПФР использовали данные трудовых книжек в качестве основы при назначении пенсий и определении размера ежемесячных выплат. Можно ли иметь 2 трудовые книжки? Если у человека будет две разных книжки с отличающимися в них записями по трудоустройству, возникнет путаница с сопоставлением их данных со сведениями персонификации.
Законодатели прогнозируют постепенный отказ от ведения бумажных трудовых книжек. Переход на электронный трудовые запланирован на 2020 год. Именно такую дату введения электронных трудовых книжек в России озвучил Дмитрий Медведев.
Планируется заменить книжки на бумажных носителях единой электронной базой данных, администрированием которой будет заниматься Пенсионный фонд. Если это предложение удастся реализовать, вопрос о том, можно ли иметь две трудовые книжки, отпадет. Все заведенные книжки перед внедрением новой системы должны быть проверены работодателями на достоверность и корректность заполнения, после чего документы будут сданы в ПФР.
Текущие законодательные нормы предполагают ведение трудовых книжек только в бумажном формате с дублированием данных о приеме и увольнении наемного персонала в персонификации. Ключевые правила оформления кадровых документов раскрыты в:
- Трудовом кодексе (ст. 66 ТК РФ);
- постановлении Правительства от 16.04.2003 № 255;
- постановлении Минтруда, от 10.10.2003 № 69.
При трудоустройстве работник должен отдать работодателю оригинал своей трудовой книжки. Можно ли ему завести вторую трудовую книжку и оформиться по ней на другое предприятие? Законодательство предусматривает возможность ведения только одной книжки. Если физическое лицо трудоустроено в нескольких местах, в одной компании он будет числиться как по основному месту работы, в другой фирме он будет значиться как совместитель. Записи в трудовую заносятся основным работодателем, у него и должен храниться этот документ.
При желании отразить в трудовой книжке факт трудоустройства по всем работодателям можно ли завести новую трудовую книжку? Нет, это запрещено законодательством на федеральном уровне. У гражданина есть право инициировать внесение записей по дополнительным местам работы наравне с основным. Но делается это в одной трудовой книжке.
Когда человек впервые поступает на работу, трудовую заводит его работодатель. Документ остается на хранении в кадровой службе до момента расторжения трудовых отношений. В день увольнения сотрудник получает оригинал заполненной книжки на руки под роспись.
Владение сразу несколькими книжками — актуальная проблема для трудовой сферы. Работники, допустившие нарушения в оформлении трудовых книг, ссылаются на труд сразу в нескольких организациях. Но трудовое законодательство в 66-й статье ТК чётко указывает, что этот документ оформляется в одном экземпляре, который хранится по основному месту работы.
Информация о совмещении нескольких должностей вносится в книги по желанию работников. Если кто-то не желает фиксировать непрестижный труд или работы с низкой квалификацией, он вправе это не делать. Настаивать на внесении информации такого рода в книжку работника работодатель не может.
Очевидно, что второй документ работнику, осуществляющему честную трудовую деятельность, не требуется. Однако и прямого запрета на владение сразу двумя книгами в законодательстве нет! Не предусмотрены также штрафные санкции или любые другие административные наказания. Но при этом наказывается любая мошенническая деятельность при использовании сведений, отображённых в трудовых книгах.
Прежде всего, человек наказывает сам себя, когда дело доходит до его пенсионного обеспечения. А в отдельных случаях обманутые руководители спешат избавиться от владельца двух книжек через его увольнение.