Как выплачивать суточные в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выплачивать суточные в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.

При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.

В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.

Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.

Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:

(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.

Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:

(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные и налогообложение

Включить в расходы суточные можно в том размере, который установила компания самостоятельно. Причем для этого не требуется подтверждения суточных первичными документами, такими как чеки, квитанции и др. Для этого будет достаточно только приказа работодателя о направлении работника в командировку и авансового отчета сотрудника. Если работника направляют в загранкомандировку, то необходимо пересчитать сумму суточных в валюте страны назначения на рубли по курсу Цетробанка, установленного на дату утверждения авансового отчета.

Важно! В зависимости от размера суточных с них необходимо удержать НДФЛ. Для командировок по России суточные освобождаются от налогообложения в пределах 700 рублей, а для загранпоездок – в пределах 2500 рублей.

Суточные от НДФЛ освобождены в пределах следующих лимитов (217 НК РФ):

Страна назначения в служебной поездке	Лимит для удержания НДФЛ, рублей
Россия	700
Зарубежные страны	2 500

Если компания выплачивает суточные в большем размере, то предполагается, что у работника возникает доход, который должен облагаться налогом. В этом случае необходимо определить месяц, в котором необходимо удержать налог. За дату получения дохода признают последний день того месяца, в котором руководитель утверждает авансовый отчет. Действует такое правило с 1 января 2016 года (223 НК РФ). Удерживают НДФЛ в ближайшую даты выплаты зарплаты, а не позднее следующего за датой выдачи зарплаты дня, НДФЛ необходимо перечислить.

Расчет суточных с учетом времени на проезд

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

• Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
• Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
• Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Пример расчета командировочных

Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.

За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).

Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.

Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).

Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:

2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.

Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Правила вычисления командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ, расходы, связанные с поездкой, возмещаются работодателем. Чтобы получить выплату, сотруднику нужно подтвердить их документально. Он приносит в бухгалтерию чеки, квитанции, БСО, подтверждающие оплату гостиницы, билетов, мобильной связи и иных нужд.

Для оплаты командировочных расходов работники компании в трехдневный срок после возвращения составляют и представляют в бухгалтерию авансовые отчеты. В них указывается:

• название компании;
• ФИО и должность сотрудника;
• перечень понесенных расходов;
• их общая сумма, подлежащая возмещению;
• данные подтверждающих документов.

Отчет подписывается сотрудником, принявшим его бухгалтером и руководителем по факту ознакомления. Когда начальство подтверждает документ, по нему производятся окончательные выплаты в адрес специалиста.

Суточные расходы не требуют подтверждения чеками. До 2015 года их начисляли на основании командировочного удостоверения, где указывались даты отъезда и возвращения специалиста. Сегодня этот документ утратил статус обязательного, бухгалтер обязан судить о датах командировки работника по его билетам на поезд или самолет, топливным квитанциям, договорам аренды жилого помещения.

Действующее законодательство устанавливает следующие правила выдачи суточных:

• Они полагаются сотруднику за каждый день отсутствия на месте постоянного трудоустройства, включая праздники, выходные, дни в дороге, даты, когда гражданин делал вынужденные остановки.
• Суточные выдаются до начала служебной поездки: наличными или на карточку. Если специалист не получит этих средств, он вправе в нее не отправляться.
• Если командировка носит однодневный характер (работник выезжает утром в город назначения, а вечером возвращается домой), суточные не предусмотрены по ТК РФ. В целях поддержки собственного персонала компания вправе назначить их локальными актами.
• Суточные предусмотрены, если сотрудник заболел во время поездки. Дополнительно ему полагается пособие по временной нетрудоспособности.

Чтобы определить средний заработок, полагающийся командированному, бухгалтер руководствуется положениями ст. 139 ТК РФ. Нужно принять в расчет размер трудового дохода специалиста и количество фактически отработанного времени за 12-ть месяцев, предшествующих служебной поездке. Начисленная сумма выплачивается гражданину вместе с очередным перечислением заработной платы.

Документы для подтверждения суточных

С 2015 года при отправлении сотрудника в командировку фирма может не использовать командировочное удостоверение. В этом случае для подтверждения срока командировки и определения общей суммы суточных используются документы по найму жилья, проездные, иные документы, которые работник представляет после возвращения из командировки. При их отсутствии может быть в качестве учтена служебная записка работника о сроке пребывания, содержащая отметку принимающей стороной, и переданная им в бухгалтерию.

С 8 августа 2015 годы были внесены повторные за 2015 год коррективы в порядок отправки в командировку сотрудника, вступившие в силу с 08.августа 2015 года по постановлению Правительства от 29.07.15 №771. Изменения коснулись списка необходимых документов для отчета по командировке.

В этом году начало действовать положение в отношении работников, использующих свой транспорт (собственный или в аренде) для передвижения к месту служебной поездки и обратно. Для них подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка этого сотрудника с указанием в ней сроков командировки, а также приложением к ней путевых листов, кассовых чеков и т. д. Она составляется работником в произвольной форме и сдается вместе с другими документами в бухгалтерию.

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.

Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.

Скачать текст: Статья 168 ТК РФ (.docx)»

В этот список включены суточные – дополнительные расходы, обеспечивающие нахождение командированного вне места постоянного жительства. По согласию работодателя сюда входят питание и сопутствующие траты.

Отдельными строками в законодательстве перечислены иные расходы для осуществления служебной поездки. А это – оплата транспорта, проживание и выполнение поручения компании.

Перечисление и описание таких расходов должно быть предусмотрено во внутреннем документе фирмы «Положение о командировках».

Похожие записи:

• Когда гражданина могут привлечь к уголовной ответственности за неуплату налогов?
• Льготы и привилегии, положенные народным артистам России
• Кому и на сколько повысят социальные пенсии с 1 апреля 2023 года в России