Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача полномочий главного бухгалтера на период его отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Непосредственно после учреждения юридического лица и утверждения соответствующим приказом человека на должность генерального директора необходимо назначать сотрудника на должность главбуха. Ещё до фактического начала деятельности организации, в государственные органы потребуется предоставлять определённую документацию. Поэтому следует как можно скорее возложить на кого-то обязанности главбуха. Как правило, первым исполняющим обязанности главного бухгалтера почти всегда является директор фирмы лично.
Когда требуется переложить обязанности
Также в случае отсутствия главбуха на предприятии по тем или иным причинам (болезнь или отпуск) его обязанности следует возложить на другого сотрудника. Это может быть работник бухгалтерии или сам руководитель. В такой ситуации указывается срок, на который сотрудник будет исполнять обязанности. Происходит это, конечно, с согласия человека и за дополнительное материальное поощрение.
При возложении обязанностей на сотрудника потребуется оформить с ним доп. соглашение к трудовому договору. Если же ВРИО главбуха будет директор, составление дополнительных бумаг не потребуется.
Следует иметь в виду, что при возложении обязанностей на руководителя или иного сотрудника, вместе с дополнительными полномочиями наступает и дополнительная ответственность. Придётся отвечать за всю подписанную документацию и предоставленные отчёты.
Ошибки и вопросы по теме
Ошибка
Организация относится к категории среднего бизнеса, является жилищным кооперативом. После увольнения главбуха директор решил не принимать на работу нового, а осуществлять бухгалтерский учет своими силами. Такие действия директора незаконны, поскольку в соответствии с положениями закона 402-ФЗ, директора жилищных кооперативов не могут возлагать на себя обязанности главного бухгалтера и вести учет самостоятельно. В такой ситуации генеральный директор в кратчайшие сроки должен исправить ошибку и принять на работу главного бухгалтера.
Вопрос
Как правильно составить приказ о передаче полномочий бухгалтера, если бухгалтерский учет в организации будет вести аутсорсинговая компания?
Аутсорсинговая компания – это сторонний помощник, который помогает составить отчетность на основании переданных заказчиком услуги данных. Такая организация в какой – то степени ведет учет, но получает документы уже готовыми. Вся первичная документация изначально попадает в организацию заказчика услуги, где директор или уполномоченное лицо их подписывает. Кроме того у специалистов обслуживающей организации нет доступа к банку клиента. В связи с этим многие операции проводятся непосредственно в организации, которая заказывает ведение учета. Поэтому приказ о выполнении функций главного бухгалтера составляется на директора компании, а по факту основные операции учета проводит обслуживающая организация.
В настоящее время главного бухгалтера в организации может и не быть, часто такую функцию выполняет генеральный директор компании. При этом, как правило, учет ведется рядовым бухгалтером, либо аутсорсинговой организацией. Однако, возложить обязанности бухгалтера на директора можно не всегда. Законодательство в этом случае накладывает некоторые ограничения.
Что такое первый приказ
Приказом №1 этот документ называется потому, что именно на его основании пишутся все остальные распоряжения, здесь назначается лицо, которое имеет право подписывать документы.
Приказ о вступлении в должность генерального директора и гл бухгалтера одновременно содержит:
- полное и сокращенное название фирмы. При этом указывается именно юридическое название, а не то, что нарисовано на вывеске магазина;
- дату составления и исходящий номер;
- город, в котором компания зарегистрирована;
- преамбулу, то есть краткое описание, о чем это распоряжение;
- текст распоряжения, с указанием вступления в силу;
- подпись и печать.
В некоторых случаях издается отдельное приложение с росписями в ознакомлении заинтересованных лиц, но в данном случае этого не требуется.
Что такое первый приказ
Приказом №1 этот документ называется потому, что именно на его основании пишутся все остальные распоряжения, здесь назначается лицо, которое имеет право подписывать документы.
Приказ о вступлении в должность генерального директора и гл бухгалтера одновременно содержит:
- полное и сокращенное название фирмы. При этом указывается именно юридическое название, а не то, что нарисовано на вывеске магазина;
- дату составления и исходящий номер;
- город, в котором компания зарегистрирована;
- преамбулу, то есть краткое описание, о чем это распоряжение;
- текст распоряжения, с указанием вступления в силу;
- подпись и печать.
В некоторых случаях издается отдельное приложение с росписями в ознакомлении заинтересованных лиц, но в данном случае этого не требуется.
Не обязательно составлять отдельный трудовой контракт, так как в договор с гендиректором сразу можно вписать обязанность исполнять должность главбуха.
Законодательство обязывает субъектов предпринимательства в лице директора организовывать ведение бухгалтерского учета (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Ответственность за невыполнение этого требования возлагается на руководство компаний.
Конечно, ведением учета может заниматься и руководитель компании, но при большом объеме хозяйственных операций один человек не справится со всем спектром задач. Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора не единственный вариант, существует еще несколько способов организации учетного процесса:
- утвердить штатным расписанием наличие бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером;
- обозначить в штате единственную должность бухгалтера;
- согласовать ведение бухгалтерии сторонней организацией по соглашению аутсорсинга.
Если штатным расписанием должностей бухгалтерского типа не предусмотрено или главный бухгалтер в фирме временно отсутствует, функции учетного специалиста может исполнять руководитель компании. Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора осуществляется приказом по предприятию. В распоряжении должны присутствовать такие элементы:
- стандартная шапка, в которой обозначается наименование предприятия, его регистрационные данные;
- наименование бланка, присвоенный ему номер в хронологическом порядке в соответствии с журналом регистрации приказов;
- дата и место составления документа;
- суть указаний (например, возложить обязанности главного бухгалтера на директора), в образце могут быть указаны произвольные формулировки;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности.
Записи в трудовой книжке о выполнении руководителем функций бухгалтерского работника не вносятся. Не требуется и составление дополнительного соглашения. Главный регламентирующий документ в указанной ситуации – приказ на исполнение обязанностей главного бухгалтера. Распоряжение оформляется в единственном экземпляре. Срок хранения приказов по личному составу составляет 75 лет.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора
В небольшие и только открывшиеся компании, когда еще непонятно, какие будут обороты, нанимать главного бухгалтера не всегда целесообразно.
Выбирая между этими двумя способами компенсировать отсутствие главного бухгалтера, нужно ориентироваться не только на степень экономии денежных средств, но и на условия возникновения ответственности, если вдруг ответственный за ведение налогового и бухгалтерского учета намеренно или случайно допустит серьезную ошибку.
Эксперты 1С-WiseAdvice помогут свести к минимуму риски в том и другом случае. Если вы доверите составление отчетности и ведение учета нашим специалистам, то риск наступления ответственности из-за ошибок в учете будет практически исключен.
О преимуществах передачи ведения бухгалтерского учена на аутсорсинг
Перед возложением полномочий главного бухгалтера на директора, имеет смысл провести предварительный экспресс-аудит бухгалтерской и налоговой документации. Эксперты 1С-WiseAdvice разъяснят ваши риски и помогут предотвратить возможные финансовые потери и другие последствия, предусмотренные законом.
Кого можно назначить главным бухгалтером
В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном Приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н, установлены требования к квалификации такого работника. Трудовое законодательство устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, только к главному бухгалтеру, работающему в определенных экономических субъектах. К ним относятся:
- ОАО (кроме кредитных);
- страховые организации;
- негосударственные пенсионные фонды;
- акционерные инвестиционные фонды;
- управляющие компании паевых инвестиционных фондов;
- иные экономические субъекты, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);
- органы управления государственных внебюджетных фондов, государственных территориальных внебюджетных фондов (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Главбух, работающий в одной из перечисленных организаций, должен иметь:
- высшее образование;
- стаж работы в аналогичной должности (иметь опыт ведения бухучета, подготовки финотчетности) или в должности аудитора — не менее 3 лет из последних 5 календарных лет.
Если высшего образования нет, компенсировать его отсутствие может еще больший профессиональный опыт: не менее 5 лет работы на аналогичной должности из последних 7 календарных лет.
Главбух бюджетной организации не должен иметь неснятую или непогашенную судимость за преступления в сфере экономики.
Требования к прохождению повышения квалификации не установлены, то есть главбух, чей стаж и опыт соответствуют требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязан проходить дополнительное обучение и повышать свой профессиональный уровень.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и других сотрудников
Если приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора вполне может быть единственным регламентирующим документом, то в случае с другим работником (даже бухгалтером) одного приказа недостаточно. Делегировать полномочия директор может только при следующих условиях:
- штатное расписание компании содержит наименования должностей работников бухгалтерии;
- должность руководителя бухгалтерии свободна или же главбух длительно отсутствует (например, из-за декрета);
- получено письменное согласие бухгалтера, на которого ляжет дополнительная нагрузка.
Без доплаты здесь обойтись нельзя, необходимо выбрать один из вариантов оформления:
- временное исполнение должностных обязанностей;
- внутреннее совмещение – обязательно оформление допсоглашения к трудовому договору (с указанием длительности совмещения, порядка расчета заработка и обстоятельств, которые привели к необходимости замещать главного бухгалтера).
Если в компании действует система стандартов, то необходимо обновить должностную инструкцию бухгалтера. Не лишним будет дополнить учетную политику, указав в ней, на кого именно возлагается ответственность за своевременное составление и представление бухгалтерской отчетности.
Как оформить временное исполнение обязанностей главного бухгалтера
Обычно работника назначают исполняющим обязанности по должности в случае отсутствия работника, занимающего эту должность, в связи с его болезнью, нахождением в командировке или отпуске. Однако иногда работника назначают исполняющим обязанности по вакантной должности. Правовой режим данных ситуаций различен. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника Назначение работника исполняющим обязанности в связи с отсутствием другого работника в соответствии со ст.74 Трудового кодекса РФ является временным переводом работника на другую работу.
Отсутствие работника в связи с болезнью, отпуском или командировкой — это случай производственной необходимости, который позволяет работодателю переводить работника на не обусловленную трудовым договором работу без его согласия.
Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.
Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель? В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.
Как оформить должность и.о. главного бухгалтера?
Отметим, что по общему правилу исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается. Такое положение предусмотрено п. 2 Разъяснение Госкомтруда СССР № 30, ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства», согласно которому назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления.
Должности с приставкой «и. о.» или «в.р.и. о.» не существуют. И использование данной приставки возможно только в одном исключительном случае, если данная должность (т.е. исполняющий обязанности) предусмотрена штатным расписанием.
Трудовая функция предполагает работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).
Как следует из вопроса, должности и.о. главного бухгалтера в вашем штатном расписании нет.
Соответственно, если бухгалтер был назначен или переведен на должность «и.о. главный бухгалтер», то фактически он выполняет работу по должности, не предусмотренной штатным расписанием, что противоречит законодательству.
Если же бухгалтер без освобождения от своих основных обязанностей исполняет обязанности главного бухгалтера в порядке совмещения, то такая ситуация допустима.
Соответственно, претендента на должность главного бухгалтера с учетом сказанного выше можно принять, в том числе и до утверждения, только на должность главного бухгалтера, т.к. должности и.о. главного бухгалтера в штатном расписании нет.
При этом, если бухгалтеру оформлено совмещение по должности главного бухгалтера, то необходимо оформить его прекращение (ст. 60.2 ТК РФ).
Если бухгалтеру был оформлен временный перевод на должность главного бухгалтера, то по окончанию срока, на который он был переведен, работнику следует предоставить прежнее место работы. Если срок временного перевода не истек, то досрочное прекращение перевода возможно по соглашению сторон. После чего на данную должность можно будет принять нового работника.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ответ: Можно ли использовать должности с приставкой «и. о.», «ио», «врио»
Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, не содержат должностей, имеющих приставку «и. о.», «ио», «врио». Исполнение обязанностей другого работника (временное замещение), как правило, оформляют либо как поручение дополнительной работы с сохранением прежних обязанностей без изменения должности, либо как временный перевод на должность того, кого требуется заменить (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ).
Вместе с тем, сотрудник, который без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает сотрудника, ответственного в том числе за подписание каких-либо документов, при подписании таких документов в реквизите «Подпись» вместо своей текущей должности может указать «и. о.» и должность замещаемого сотрудника.
Например, финансовый директор Глебова без освобождения от своих основных обязанностей временно замещает генерального директора Львова в период его отпуска. Документ, где в общем случае требуется подпись директора, может быть подписан Глебовой как исполняющей обязанности. Например:
«И. о. генерального директора Личная подпись А.В. Глебова».
Такая возможность предусмотрена в пункте 3.17 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Другой вариант подписи – это указание своей текущей должности (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Для приведенного выше примера получится так:
«Финансовый директор Личная подпись А.В. Глебова».
Для подтверждения своих полномочий на подписание документов рядом с подписью дополнительно можно сделать ссылку на приказ, по которому сотруднику временно поручено замещать другого сотрудника и исполнять его обязанности.
Оформление приказа о назначении на должность в ООО
Регистрация ООО – что это и как ее получить без особых проблем, вы узнаете по ссылке.
Но это оптимальное решение для тех, кто не хочет заниматься разработкой собственного бланка.
Есть всего несколько видов информации, которая должна присутствовать в этом документе:
- Полное имя человека, принимаемого на должность.
- Описание работы, указание на временную, либо постоянную основу.
- Временный промежуток, за который необходимо принять все дела от предыдущего работника, вместе с документацией.
Можно пригласить аудиторов, в присутствии которых дела старого сотрудника будут передаваться новому. Зачем вообще во время этого процесса приглашать аудиторов?
Ведь её несут не только руководители, но и те, кто возглавляет финансовую службу в настоящее время.
Для утверждения сотрудника на пост генерального директора требуется два вида документов: решение собрания владельцев фирмы с указанием лица, взявшего на себя обязанности руководителя, и сам приказ о назначении на должность. В тех случаях, когда обязанности руководителя берет на себя единственный учредитель, достаточно одного решения, составленного от его имени.
Оформление приказа о вступлении в должность директора производится следующим образом:
- В шапке документа указываются основные сведения о компании — название, организационно-правовая форма, а также номер документа, местоположение предприятия (населенный пункт), дата оформления.
- Заголовок, который содержит краткое описание сути документа.
- В первой части приказа обязательно указываются сведения о протоколе, на основании которого утверждается должность или решение единственного учредителя с указанием номера и даты. Затем снова прописывается Ф. И. О. нового руководителя и дата вступления в должность, а также дата вступления документа в силу.
- В конце приказа о вступлении в должность директора ставятся печать организации (при наличии) и подпись лица, составившего документ.
Организация хранения документа
Порядок хранения приказа зависит от его состояния (таблица 2).
| Наименование | Описание |
| Активный | Если он действующий, то его необходимо внести в папку, которая отвечает за распорядительную документацию юридического лица. Сделать это можно лишь в том случае, когда соблюден порядок составления документа, его визирование и издание. |
| Неактивный | В случае прекращения действия приказа — он отправляется в архив. Срок хранения в данном случае определяется распорядительными документами внутри фирмы. В них должна быть четко прописана продолжительность хранения. В исключительных случаях придется руководствоваться законодательством РФ. |