Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое закрывающие документы для бухгалтерии по счету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
Сумма,
руб. коп. |
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
|
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Подтверждение выполнения договора оказания услуг
Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.
Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Закрывающие документы
Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.
Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.
Разбираемся в определениях
Бухгалтерский документ – это способ «записи» деятельности компании, с помощью которого можно «увидеть», чем занимается организация, в каком финансовом положении находится и пр.
Бухгалтерские документы могут быть первичными и вторичными. Если говорить о том, что такое первичный документ, то следует обратиться к его функции – фиксации определенной операции (акт, например, подтверждает оказание услуги). Он становится основанием для внесения соответствующих записей в учете, которые впоследствии могут использоваться для формирования вторичных документов (например, сводных ведомостей).
Разбираясь в вопросе, что такое закрывающие документы для бухгалтерии, нужно помнить об их главном назначении – закрыть сделку. Подписи на данных документах – свидетельство того, что все обязательства выполнены.
Важно
Первичный документ – не равно закрывающий. Договор, например, относится к первой категории, но не является доказательством выполнения обязательств (т.е. не является закрывающим).
Что собой представляют закрывающие документы
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название,
- дату оформления,
- наименование фирмы (всех участников сделки),
- расчетный банковский счет и реквизиты,
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
- ФИО ответственных лиц с их подписями,
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
- обязательно указываются все реквизиты,
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.
Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:
- название,
- данные об организации,
- вид сделки,
- натуральный и финансовый эквивалент операции,
- дата составления,
- персональные данные ответственных лиц и их подписи.
Товарный чек
Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:
- данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
- вид деятельности по ОКДП для продавца,
- данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
- номер и дата договора,
- данные перевозчика (если используются его услуги).
Товарная накладная
Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:
- сумма,
- наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
- ФИО плательщика и его банк,
- банк получателя и его счет,
- назначение платежа,
- дата оформления,
- подписи.
Платежное поручение
21 декабря 2020 Поступление
Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.
Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.
Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:
- покупка — приобретение за денежную плату;
- получение в безвозмездный дар;
- получение в качестве вклада в уставный капитал;
- строительство хозспособом (с помощью своих сил);
- строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
- Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.
Список документов, когда основное средство приобретается за плату:
- договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
- накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
- акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
- счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
- транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
- путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
- договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
- накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
- таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
- авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.
Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.
Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:
- накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
- расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
- бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
- счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.
Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:
- договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
- акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
- накладные на получение МПЗ для строительства;
- сметная документация.
Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:
- договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
- акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
- накладная, если ОС — новый;
- документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
- транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
- бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.
Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:
- документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
- документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
- если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.
Когда составляется первичный документ
Бумага составляется за некоторое время до окончания операции, а подписывается уже в момент ее окончания.
Например, если речь о продаже товара, счета, акты и накладные составляются заранее, до передачи товара покупателю — как только он получил и проверил груз, он должен подписать бумаги.
Это же относится и к другим бумагам: договорам, текст которых может захотеть проверить вторая сторона, расчетным листкам по выдаче зарплат и другим.
Первичные документы хранятся 5 лет. За это время их может запросить налоговая для проведения проверки обеих стороны. Документы, связанные с сотрудниками, их зарплатами и перечислениями в Пенсионный фонд, должны храниться не менее 75 лет.
Освоение полного цикла бухучета «с нуля» до отчетности под руководством опытного преподавателя-практика — бухгалтерские курсы
Важно знать: уничтожение первичных документов происходит специально созданной комиссией с составлением акта и описи.
Скорее всего, Вам пригодится информация о том, как подать декларацию в налоговую через интернет.
Как из хаоса был создан порядок
Два года назад налаженного процесса по возврату документов у нас не было. До меня этим участком занималась девочка, которая уже уволилась. При ней начали сканировать документы, так как только что внедрили «Скан-Архив». Потом на какое-то время работа остановилась, просто не было человека.
Я пришла работать с нуля, и где-то год только разбиралась в процессах. А когда начала вникать глубже и глубже, увидела катастрофу: документов внесли множество, но никто не собирается их передавать. Потом какая-то проверка, а у нас нет оригиналов. И такие случаи все чаще и чаще.
Дошло до того, что ситуацию под свой контроль взял генеральный директор. Для начала решили наладить работу с региональными представительствами. Я пишу в Краснодар, Ставрополь, Москву, вот, срочно нужны документы, передайте, срок ставлю… Но никто их не передает, либо передают только часть. А я на тот момент еще только помощник бухгалтера – кто будет меня слушать? И даже если я ставила в копию своего руководителя, никто не реагировал.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Знакомая ситуация? Не раз бухгалтеры рассказывали нам эту историю: пришла на работу, в документах бардак, а при попытках навести порядок начинается такое сопротивление внутри компании, как будто это запланированный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то сопротивляется порядку со зла: чаще всего менеджеры просто считают работу с документами «чужой» и не понимают последствия, к которым может привести их небрежность.
Что ж, а у нас было желание достичь 100% возврата документов, много терпения и «Скан-Архив». Поэтому ситуация начала медленно, но верно меняться
Мы назначили в каждом отделе и представительстве ответственного за возврат документов. Теперь этот человек четко знал свои обязанности и собирал документы с сотрудников своего отдела.
Чтобы понимать, как документы распределяются по отделам, программисты написали нам специальный отчет для «1С». Каждый месяц менеджер сам смотрит, сколько документов должен его отдел, собирает или запрашивает оригиналы, вносит в реестр и приносит мне. А я даю обратную связь по работе. Например, нужно было вернуть 100, осталось 98. То есть вернули всего два документа за месяц? Плохо. Или наоборот, вернулись почти все документы, хорошо, молодцы, спасибо за работу.
Конечно, бывает и так, что даже ответственные на требования не реагируют (только пишут «Да, согласны» – и ничего не делают). Месяц не делают, два месяца не делают – было такое с одним из представительств. На третий месяц написала через их руководителя, он их расшевелил, они ему отписались, начали немножко передавать… На четвертый месяц опять тишина. И тогда я написала письмо, где в копию поставила генерального директора – а как еще? Все, сразу заработали. Но ведь так не сделаешь с каждым письмом.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Другой открывшейся проблемой стало то, что многие менеджеры не понимают, какие документы они вообще должны бухгалтерии.
Допустим, менеджер пишет, что нужно оплатить поставщику за связь, за какой-то материал, за товар. Бухгалтерия оплачивает, менеджер получает оповещение, что оплата завершена – и успокаивается.
О том, что существует закрывающий документ, менеджеры не знают или знают смутно, они не считают нужным его запросить и внести в базу. Бывает даже так, что контрагент сам вышлет акт по почте – а менеджер его получит, в шкафчик положит, и тот у него лежит годами.
«Бухгалтерии важно, чтобы закрывающий документ был внесен в базу. А не так, чтобы товар оплатили, а база показывает, что товар не получен, так как документов нет. И ладно месяц, но спустя год чтобы ситуация не менялась – не может быть такого. Столкнулись с тем, что ремонтные работы в 2018 году оплатили, а документа до сих пор нет закрывающего. Как будто год нам никто ничего не делал.
У нас раньше был регламент, выходил приказ по компании, все опубликовано на корпоративном сайте… Но люди в отделах постоянно меняются. Тот, кто раньше знал, уволился, приходят новые сотрудники, а рассказали им, не рассказали – за всеми не уследишь. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров. Но бывает и так: высылаешь им три файла, не больше двух листов в каждом, с инструкциями, но люди не хотят это читать. Хотя там все четко описано, есть скриншоты.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Как мы решаем проблему с тем, что менеджер не знает о закрывающих документов:
- После оплаты со стороны бухгалтерии менеджеру автоматически падает на почту письмо, в котором не только говорится о факте оплаты, но и есть яркая инструкция о том, что делать дальше: запросить документ, внести в базу, передать в бухгалтерию.
- С помощью программистов настроили отчет в «1С», который позволяет каждому менеджеру зайти, вбить свою фамилию, и увидеть: оплачено столько и столько, вот по этим документам внесены ПТУ, а по этим не внесены.
- Бухгалтер проверяет с помощью «Скан-Архива», какие сканы прикреплены к документам, а каких нет на месте. После менеджерам направляются письма с запросом документов.
Первичные документы для ИП на УСН, договора, акты, счета, КУДИР
Для получении дохода у вас должна быть первичная документация, то есть просто так деньги вы получать не можете, должно быть обоснование.
Поначалу это очень непривычно, потому что когда работаешь, как физ лицо, этой бумажной волокиты нет, но на практике все не так сложно, как кажется.
Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.
В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.
Статья «как обманывают в договорах»
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
Сложности в подготовке документов
Можно с уверенностью констатировать тот факт, что у бизнесмена, который сдает вовремя отчетность и оплачивает все необходимые платежи, процедура сбора документов не вызывает сложностей. Главное, чему следует уделить внимание – выполнение всех требований по заполнению заявления на закрытие ИП и безошибочное оформление реквизитов квитанции. Поэтому рекомендуется внимательно следовать представленным образцам, или же проконсультироваться в территориальном отделе налоговой службы.
Как уже было сказано, необходимо внимательно проверить квитанцию на закрытие ИП, так как наиболее частой ошибкой является неверное проставление номера КБК из-за его частого изменения. В прочих вопросах сложностей возникнуть не должно, конечно же, в том случае, если бизнес велся открыто и в соответствии с законодательством
Рассмотренный перечень документов для закрытия ИП является обязательным и одинаковым для всех.
Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.
Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.
Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье .