Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Существует три вида номенклатур дел:
- типовая,
- примерная,
- индивидуальная.
Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.
Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:
- обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
- обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
Номенклатура дел организации
Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.
После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.
Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.
На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.
Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.
Составляем сводную номенклатуру дел
Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в Приложении 7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).
Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем — планы, отчеты и т.д.).
Разновидности номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Как составить номенклатуру дел?
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Кто и как может внести изменения?
Номенклатура дел – локальный нормативный акт организации, утвержденный руководителем, зарегистрированный и внесенный в электронные системы в общем для всех локальных нормативных актов (ЛНА) порядке. А значит, делопроизводитель, архивариус или секретарь не может просто «внести изменения» в оригинальный экземпляр номенклатуры, пусть даже эти изменения и продиктованы федеральным законодательством. Изменение ЛНА требует особой процедуры, общей для всех, которая придумана довольно давно, так что ничего нового изобретать не придется.
Приведем алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел (см. схему).
Алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел
Инициируется заседание экспертной комиссии организации. На повестку дня выносятся два вопроса:
1) необходимость изменить сроки хранения документов в номенклатуре дел в связи с вступлением в силу нового закона;
2) проект приказа об изменении номенклатуры дел: рекомендуется вынести его на обсуждение комиссии сразу, чтобы не собирать потом для этого специальное заседание
Экспертная комиссия принимает решение внести изменения в номенклатуру и согласует проект приказа.
Примечание: если в организации нет экспертной комиссии, то инициатором изменений становится работник, ответственный за хранение документов, при поддержке начальника отдела кадров и, желательно, главного юриста компании. Они же и согласуют приказ
Приказ подписывают и регистрируют в должном порядке
Отдел кадров получает свою измененную номенклатуру
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2016.
Обязательно ли составлять номенклатуру дел?
Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
В начале документа указывают:
После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.
В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.
Для чего нужна организации номенклатура дел?
При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:
- Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
- Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
- Правилами делопроизводства (Постановление правительства » Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).
Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.
Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.
Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.
Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
- Простота поиска.
- Индексация хранящихся документов.
- Установленный срок хранения материалов.
- Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
- Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
- Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
- Составление актов на их уничтожение.
Корректировка номенклатуры дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее.
Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.
Необходимые согласования В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.
Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
Порядок разработки номенклатуры дел
Так что же такое «номенклатура дел»? Определение и назначение номенклатуры дел Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как
«систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»
.
Для нас здесь важно следующее:
- номенклатура закрепляет систематизацию всех документов; она содержит сроки хранения каждого дела; чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам. Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ.
Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела. Конкретные функции номенклатуры таковы:
- используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела.
Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение
Выясним, что говорится в нормативных документах. В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е.
обязательный, характер, содержится следующее положение: Извлечение из Правил 2015 4.18.
[…] Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.